A menudo es rentable que un empleador le pida a los empleados que conduzcan sus propios automóviles cuando están en el trabajo, en lugar de invertir en vehículos propiedad de la empresa. Sin embargo, esto impone un costo para el empleado. Las organizaciones con frecuencia pagan reembolsos de millas para atraer y mantener buenos trabajadores. El cumplimiento de las pautas del Servicio de Impuestos Internos para reembolsar los costos de operación del vehículo en función del kilometraje proporciona al empleador y al empleado importantes ventajas fiscales.
Fundamentos de reembolso de millas
Cada año, el IRS publica una tarifa estándar actualizada para el reembolso de millas deducibles de impuestos. La tarifa refleja el costo promedio de operar vehículos motorizados como automóviles, camionetas y SUV. Por ejemplo, la tarifa estándar para 2015 es de 57.5 centavos por milla. El IRS establece la tarifa a un nivel que cubre no solo la gasolina, sino también los costos operativos normales, incluidos los seguros, las licencias y el mantenimiento. Los empleadores pueden hacer un seguimiento de los gastos reales del vehículo, pero en general no, ya que el uso de la tarifa estándar hace innecesario el mantenimiento de registros adicionales. La tarifa estándar no cubre artículos como estacionamiento o tarifas de peaje. Los empleadores pueden reembolsar estos costos como gastos de negocios, pero deben manejarse como artículos separados.
Viajes de negocios permitidos
Los empleadores solo pueden pagar reembolsos de millas exentos de impuestos para la conducción relacionada con el trabajo. Esto significa que un empleado no puede hacer recados personales y aún reclamar el viaje como un gasto comercial. Por ejemplo, un viaje para reunirse con los clientes es deducible, pero no es un viaje lateral para hacer un depósito bancario personal. Además, conducir entre el trabajo y el hogar todos los días no es un viaje deducible. A veces los empleadores pagan por adelantado el kilometraje, especialmente para viajes de negocios largos. Cuando se hace esto, el empleado debe devolver cualquier cantidad no utilizada.
Seguimiento de viajes de negocios
Los requisitos de documentación de reembolso de millas del IRS son simples cuando se utiliza la tarifa estándar. Esto se debe a que la tarifa estándar cubre todos los costos operativos normales, por lo que el empleador no está obligado a realizar un seguimiento de los costos, como el gas y las reparaciones. Un empleado debe proporcionar un registro de los viajes relacionados con el trabajo. Por lo general, mantienen un registro de millas y deben enviarlo para su reembolso en un horario regular. Cada entrada de registro debe incluir las lecturas inicial y final del odómetro. Las entradas también deben proporcionar una breve descripción del propósito y destino del viaje.
Reembolsos e impuestos
Si un empleador le paga a un empleado más de la cantidad permitida, el exceso es una compensación sujeta a impuestos y debe ir en el formulario W-2 del empleado como tal. De lo contrario, el reembolso de millas es un gasto comercial deducible para el empleador. El empleado no tiene obligación tributaria de reembolso hasta la tarifa estándar, y el dinero no se reporta como compensación en el W-2. Cuando los empleadores deciden pagar una cantidad menor, los empleados pueden cancelar la diferencia en sus declaraciones de impuestos.
