Los comentarios sobre el desempeño laboral de un empleado pueden tener lugar durante el curso de una evaluación anual del desempeño, o los comentarios se pueden proporcionar durante conversaciones informales con un empleado. Los supervisores que evalúan el desempeño laboral de los empleados deben seguir ciertos protocolos y prácticas de la compañía al darles retroalimentación sobre sus niveles de desempeño. Los comentarios sobre el desempeño laboral de los empleados deben hacerse de manera racional y bien documentada, con suficiente oportunidad para que el empleado proporcione información.
Revise el archivo personal del empleado. Si está realizando una evaluación anual de desempeño y tiene la intención de proporcionar comentarios como parte de la reunión de evaluación, revise toda la documentación disponible para el período de evaluación. Por ejemplo, los memos de acción disciplinaria y correctiva, los registros de asistencia, los registros de trabajo, las recomendaciones y las autoevaluaciones de los empleados son materiales que debe revisar antes de reunirse con el empleado para proporcionar comentarios sobre el desempeño. Mire el desempeño laboral del empleado en su totalidad antes de construir comentarios para un período de evaluación durante una evaluación anual.
Programe un tiempo para reunirse con el empleado sobre su desempeño. Si el empleado no estaba anticipando una reunión con usted para hablar sobre el desempeño, dígale exactamente cuál es el tema de la reunión y anímelo a traer materiales y notas relevantes sobre su desempeño. Recuérdele al empleado que la reunión debe ser una conversación, no un informe unilateral sobre su desempeño sin ninguna aportación o comentario del empleado.
Comience la reunión con una nota positiva al reconocer las contribuciones del empleado, sus calificaciones y cómo la compañía valora sus habilidades y calificaciones. Proporcione comentarios y respalde sus comentarios con documentación. Apegarse a los hechos y observaciones personales de asuntos relacionados con el trabajo. Abstenerse de usar un tono acusatorio cuando proporcione comentarios constructivos y no confíe en información de segunda mano a menos que haya documentación escrita para justificar las observaciones de otros. La comunicación efectiva con su empleado durante esta reunión es esencial. Nolo, un proveedor de información legal para empleadores, brinda consejos para dar retroalimentación a los empleados en su hoja de orientación titulada "Cómo llevar a cabo una evaluación de empleados". Dice: "Concéntrese en qué tan bien (o mal) trabaja el trabajador, no en las características o rasgos personales del trabajador".
Revise los incidentes específicos en los que observó que el empleado cumplía con sus obligaciones laborales. Proporcione retroalimentación equilibrada; en otras palabras, no se centre en retroalimentación estrictamente constructiva o negativa, incluso si esa fue la intención de su conversación. Dé ejemplos del desempeño de los empleados que cumplan con las expectativas de desempeño de la compañía. Identifique las áreas en las que cree que el empleado demuestra un excelente desempeño y anote las áreas en las que podría mejorar su desempeño.
Documente su conversación con el empleado. Si la reunión es la culminación de una evaluación de desempeño, proporcione al empleado una copia del documento de evaluación y pídale que la firme. Si esta es una reunión informal en la que está proporcionando comentarios constructivos y sugerencias para mejorar, involucre al empleado en un diálogo sobre cómo mejorar su desempeño. Pregunte qué capacitación y recursos necesita mejorar e indique cuándo va a seguir con ella para brindarle las herramientas que necesita. Si la reunión es para hablar sobre el desempeño que excede las expectativas de la compañía, dígale al empleado que resumirá sus comentarios y coloque una copia del resumen en su archivo personal, así como le proporcionará una copia.
