Durante muchos siglos, los contratos se han convertido en la forma universal de establecer un acuerdo legalmente vinculante entre dos partes. La gestión de contratos implica administrar las relaciones entre las entidades, como clientes, socios, proveedores o personal. Los procedimientos incluyen detalles sobre cómo llevar a cabo las actividades de negociación, implementación, terminación y renovación.
Elementos de procedimiento
Su objetivo en la gestión de contratos es maximizar las ganancias y minimizar el riesgo. Los procedimientos claramente definidos facilitan la coordinación entre las partes involucradas. Los contratos comerciales incluyen facturas, órdenes de compra y acuerdos de asociación. Implementar procedimientos de gestión de contratos utilizando sistemas de software o simplemente documentados como un manual.
Sus procedimientos deben definir cómo se especifican los requisitos para los productos o servicios provistos. La adhesión a las especificaciones del contrato a menudo forma la base para determinar la calidad. Las diferentes demandas comerciales causan alteraciones en los contratos, según lo permiten los procedimientos de gestión de contratos. Establezca procedimientos completos de gestión de contratos para que, si surgen problemas de facturas disputadas y obligaciones no satisfechas, se resuelvan más rápidamente porque sus contratos son sólidos.
Asegúrese de cumplir con los estatutos y reglamentos que rigen el lenguaje del contrato y los derechos y responsabilidades de los involucrados. Si bien una vez que un simple apretón de manos se consideró legalmente vinculante, las compañías modernas ahora confían en una serie de documentos legales para realizar transacciones comerciales. Documente cómo generar cuatro tipos principales de contratos: precio fijo, costo reembolsable, parcialmente definido y contratos de carta. Los procedimientos para el desarrollo y la gestión de contratos para cada tipo deben indicar cómo enumerar el precio, definir el alcance, determinar el calendario de entrega, evaluar el riesgo para cada parte y describir cualquier relación comercial en curso (si es relevante).
Prepárese para manejar diferentes escenarios. Para los contratos de precio fijo, los procedimientos adicionales deben especificar condiciones atenuantes, como la forma de redactar el contrato si no se conoce la cantidad exacta de materiales o si la actividad se extiende durante un largo período de tiempo. Algunas industrias, como la construcción, incluyen incentivos en los contratos para motivar la efectividad operativa. Los procedimientos asociados con los contratos de costo reembolsable definen cómo especificar las condiciones para que el comprador asuma el riesgo financiero del vendedor al acordar un precio que cubra (generalmente) todos los costos más una tarifa. Las reglas para monitorear este tipo de contratos (que suelen utilizar las agencias sin fines de lucro o socios comerciales para los cuales la ganancia financiera no es el objetivo principal) involucran declaraciones de expectativas claras. Establecer procedimientos para contratos parcialmente definidos y contratos de carta también. Invertir tiempo y esfuerzo en el desarrollo de procedimientos integrales garantiza que las operaciones de su empresa fluyan sin problemas.
