Los contadores definen un gravamen como una restricción impuesta a cómo una organización usa el dinero. Suponga que el gobierno de su ciudad vota para gastar $ 100,000 en la reparación de aceras en tres meses. Colocar el dinero en una cuenta de gravamen le dice al personal de la ciudad que el dinero está destinado al proyecto de la acera y que no se puede gastar en otra cosa. ref1, 2
Consejos
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Un gravamen es cualquier cosa que reserva ingresos para un uso futuro, como una orden de compra o una deuda tributaria. La contabilidad de gravamen es utilizada principalmente por los gobiernos para evitar el gasto excesivo del dinero de los contribuyentes. ref2
Contabilidad
Una empresa o gobierno puede gravar fondos de varias maneras y por varias razones.
- Escribiendo una orden de compra para comprar algo.
- Firma de un contrato comprometiéndose a la compra de bienes o servicios.
- Dejando a un lado el dinero para el pago de impuestos.
- Reservando suficiente efectivo para hacer la nómina.
- Reservando dinero para pagar pasivos contingentes. Estos son gastos que pueden no ocurrir, como la indemnización por daños y perjuicios si pierde una demanda. ref1
Una vez que la organización crea un gravamen, debe registrarlo en los libros de contabilidad. Supongamos que una compañía tiene $ 2 millones en efectivo en un fondo apropiado. El propietario firma una orden de compra por $ 700,000 en equipo nuevo, que se puede entregar en tres meses. Escribir el gravamen en los libros de contabilidad recuerda a la gerencia que la compañía solo tiene $ 1.3 millones para gastar. ref3, p.1
Consejos
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Los gravámenes también se utilizan en bienes raíces. La propiedad está gravada cuando tiene un derecho de retención sobre ella, o cuando la zonificación restringe su uso. Este es un concepto separado del término contable. ref2
Grabación de gravámenes
La contabilidad de gravámenes marca el estorbo en las cuentas de la organización una vez que se reserva el dinero. Cuando en realidad se paga, el contable pone a cero la cuenta de gravamen y reporta el dinero como un gasto pagado. ref1
La contabilidad del gobierno impone gravámenes a las cuenta de apropiación, tales como construcción de carreteras, TI o gastos legales. Pagar el gasto después de que el dinero esté gravado no afecta el monto de las asignaciones. Sin embargo, si el gravamen debe aumentarse o reducirse por algún motivo, eso aumenta o reduce la cuenta de asignaciones.ref3, p.3
Una organización no tiene que gastar toda la cantidad gravada en una sola compra. Si está involucrado en tres juicios, por ejemplo, puede gravar los pasivos contingentes de los tres y pagarlos uno por uno. ref4
Redacción de un pre-gravamen
Una solicitud de pre-gravamen le pide a la gerencia que establezca un gravamen. Por ejemplo, el departamento de TI quiere hacer una compra de $ 30,000 en nuevos equipos informáticos. Se realiza una solicitud de pre-gravamen para aprobar la compra. Si la administración está de acuerdo, TI escribe una orden de compra, lo que crea el gravamen. ref4
