Existen numerosos procedimientos y procesos de adquisición, pero hay algunos procedimientos que deben ser comunes a todos los departamentos de adquisiciones. Estos incluyen la selección de proveedores, la solicitud de información, la presentación de ofertas, la evaluación de ofertas, la adjudicación de contratos y la inspección..
Selección de proveedores
Las organizaciones generalmente tienen una lista preferida de proveedores aprobados que mantiene el departamento de adquisiciones. Estas son compañías que han pasado por un proceso de selección y que han demostrado satisfacer mejor las necesidades de una empresa.
Solicitando Información
Cuando hay un requisito para comprar artículos que los proveedores preferidos actuales no pueden obtener, una compañía típicamente investigará el mercado. El requisito se enviará a los proveedores seleccionados, a los que se les pedirá una oferta. Para solicitudes de bajo valor, se envía una solicitud informal de información o una solicitud de cotización a los proveedores identificados. Para artículos de mayor valor, se seguirá un proceso completo de licitación. Esto puede llevar hasta seis meses desde la identificación de la necesidad hasta la adjudicación del contrato final.
Tender Devoluciones
Por lo general, se les pide a los proveedores que devuelvan sus ofertas a un oficial designado en una fecha y hora específicas. Las ofertas pueden incluir una descripción del servicio o los bienes que ofrece el proveedor, el costo propuesto para llevar a cabo el trabajo necesario o proporcionar los suministros necesarios, la información financiera de la compañía y cualquier pregunta que la organización compradora haya hecho al posible proveedor.
Evaluación de licitaciones
Una vez que se devuelven las ofertas / ofertas, una organización compradora generalmente tiene un tiempo específico para evaluar las devoluciones, tomar una decisión contractual e informar a los proveedores exitosos y no exitosos. Antes del envío de los documentos de la licitación, una organización compradora desarrollará un criterio de calificación según el cual los candidatos serán calificados y calificados. Consideraciones tales como el precio y la calidad son criterios habituales de puntuación.
Adjudicación del contrato
Una vez que las ofertas hayan sido evaluadas y calificadas, los proveedores serán notificados con una aprobación o un rechazo. Los proveedores exitosos también son notificados por escrito. Es una buena práctica de adquisición ofrecer a los proveedores sin éxito la oportunidad de una reunión informativa. Esto les permite descubrir por qué no se seleccionó su oferta y comprender mejor las ofertas futuras.
Conclusión del contrato
Una vez que se haya entregado el servicio / suministro, la organización compradora comprobará que se ha cumplido con la calidad, cantidad y especificación. En este punto, la organización emitirá el pago. En muchos casos, es una práctica estándar tener una reunión posterior al contrato entre la organización compradora y la organización proveedora. Brinda una oportunidad para que cada parte ofrezca comentarios y desarrolle un documento post mortem para futuras actividades de contratación.
