Si usted es un empleado apasionado y nota que algunos de los procedimientos en su trabajo podrían mejorarse, puede considerar escribir una propuesta para introducir nuevos procedimientos. Este tipo de carta de propuesta (o correo electrónico) se puede clasificar como una propuesta interna. Escribir propuestas internas es un poco diferente a escribir propuestas externas. Debido a que escribe a personas que trabajan en la misma organización que usted, puede usar su jerga interna y ser menos sensible al uso de información confidencial.
Crea un plan para tu propuesta. Determine a qué audiencia dirigirá la propuesta. Si desea que su organización introduzca un nuevo sistema de contabilidad, por ejemplo, comuníquese con el departamento de contabilidad, tal vez con la oficina del jefe de contabilidad. Además, determine el propósito de su propuesta: la implementación de un determinado sistema de contabilidad, por ejemplo. Además, ponte en la piel de los lectores. Esto le permitirá comprender mejor cómo convencer a la audiencia de que su propuesta debe ser aceptada.
Empieza a escribir la propuesta. Al principio, explícitamente y claramente indique el propósito de su carta. Por ejemplo, puede escribir: "Estoy escribiendo esta carta para pedirle al Departamento de Contabilidad que considere implementar el sistema de contabilidad ABC".
Describa los procedimientos actuales en su organización. Mostrar cualquier ineficiencia en los procedimientos actuales. Por ejemplo, el sistema de contabilidad actual puede llevar demasiado tiempo para operar. Además, puede cometer errores costosos.
Proporcione una breve descripción de los nuevos procedimientos. Describe cómo serían diferentes de los anteriores. Primero, describe tu propuesta en unas pocas oraciones. Después de eso, da tantos detalles como sea necesario. Sin embargo, mantenga la carta de propuesta breve y concisa.
Dar los argumentos que apoyan la implementación de los nuevos procedimientos propuestos. Enumere claramente los beneficios que los nuevos procedimientos pueden aportar a la organización. Los posibles beneficios podrían incluir una mayor productividad, una mejor calidad de los bienes o servicios producidos, mayores ahorros en materias primas y una mayor moral de los empleados.
Haga una copia de seguridad de su propuesta con cualquier documento, si corresponde. Por ejemplo, los nuevos procedimientos podrían haber sido probados en otro lugar dentro de su organización o en su industria. Marque claramente todos los documentos de respaldo e indique su significado en el texto de la carta de propuesta.
Proporcione detalles sobre cómo se pueden implementar los procedimientos propuestos en su organización. Si usted propone introducir un nuevo sistema contable, la implementación podría hacerse en etapas. Durante algún tiempo, los sistemas nuevos y antiguos podrían operarse simultáneamente. Después de que se prueba el nuevo sistema, el sistema anterior puede ser eliminado.
Haga que alguien más lea la carta de propuesta antes de enviarla. Preguntar por las críticas. Discuta la propuesta e identifique los puntos donde se puede mejorar. Cambia algunas frases en la propuesta para hacerlo más convincente.
Envía tu propuesta.
Consejos
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Usa lenguaje sencillo. Si necesita usar ciertos términos, dé sus definiciones, a menos que esté seguro de que la persona que está leyendo la propuesta está familiarizada con ellos. Además, da preferencia a las oraciones cortas que sean claras y al punto.
