Si desea presentar un reclamo legal o simplemente desea obtener una copia de su archivo de personal de un empleador anterior para sus registros personales de negocios, puede haber pasos específicos que debe seguir para obtener su archivo. No existe una ley federal que obligue a los empleadores a otorgar solicitudes de ex empleados que quieran ver sus archivos de personal; sin embargo, algunos estados tienen leyes relacionadas con el acceso de los empleados a los registros de personal. Además, muchos empleadores responden, de buena fe, a los ex empleados que presentan una solicitud oportuna para ver sus registros de personal.
Recupere su antiguo manual del empleado de sus archivos personales. Si no conservó una copia de su manual del empleado, comuníquese con su empleador anterior para solicitar el procedimiento que solicita su archivo de empleo. Mientras tanto, revise los empleos que tiene actualmente para determinar qué documentos relacionados con el empleo está perdiendo. Organice sus materiales de empleo personal antes de la revisión de su archivo personal. Construya una lista de ciertos documentos de empleo que desee revisar y copiar. Use esto como una lista de verificación de los materiales del archivo para revisar y copiar cuando su empleador anterior otorgue su solicitud.
Envíe toda la información relacionada con la solicitud de los empleados de documentos de personal a su representante o abogado si tiene representación de terceros. Cuando los ex empleados tienen representación legal, es habitual que el abogado o asesor legal inicie la solicitud. Si un abogado presenta una solicitud por escrito para los materiales de su archivo, los empleadores deben presentar copias al representante de un empleado.
Acceda al sitio web del departamento de trabajo de su estado y lea las leyes relacionadas con las solicitudes de los empleados para los archivos de personal. Si estaba empleado por un empleador del sector privado, busque las leyes relativas a la obligación de las empresas de producir copias del archivo de personal de los ex empleados. Las leyes estatales relativas al acceso de antiguos empleados del sector público pueden ser abordadas por las leyes laborales del estado o dentro de los estatutos relativos a la divulgación de registros públicos. Los empleados gubernamentales se consideran empleados públicos, por lo tanto, las reglas que se aplican a su empleo a veces están codificadas en la legislación relativa a las leyes de registros abiertos o las leyes de Sunshine. Las leyes de Sunshine proporcionan al público acceso a registros en el dominio público.
Redactar una solicitud por escrito para su archivo personal. Si su empleador anterior tiene una política para solicitar archivos de empleo, es probable que la política requiera una solicitud por escrito. Por otro lado, si el departamento de trabajo de su estado exige ciertos pasos para solicitar archivos de empleo, es posible que deba enviar una solicitud por escrito. En algunos casos, los antiguos empleados deben enviar su solicitud por escrito a través de correo certificado para que tengan un registro de la solicitud.Incluso si su empleador no tiene requisitos de correo, considere usar un correo certificado con acuse de recibo para enviar su solicitud. Esto garantiza que tenga un registro de cuándo la empresa envió y recibió su solicitud por correo.
Consejos
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Para ahorrar tiempo en el futuro, mantenga una copia de sus registros de empleo de su empleador actual. Es más fácil compilar su propio archivo personal de empleo desde el comienzo de su empleo. Guarde una copia de su manual del empleado para tener una referencia útil en caso de que tenga preguntas sobre las políticas de empleo después de dejar su trabajo.
Advertencia
Es posible que deba pagar el costo de las fotocopias cuando revise su archivo. Muchos empleadores proporcionarán copias de sus documentos de empleo de forma gratuita; sin embargo, los empleadores están bien dentro de sus derechos de cobrar tarifas razonables para fotocopiar los materiales del archivo del empleado.
