Las organizaciones grandes y aquellas con múltiples ubicaciones enfrentan una forma de fraude financiero llamado empleados fantasmas. Para detectarlos y, en última instancia, para prevenirlos, estas empresas se involucran habitualmente en una práctica de auditorías de fantasmas.
Empleados fantasmas definidos
Los empleados fantasmas, a veces llamados empleados fantasmas, son nombres en una nómina a quienes se emiten los cheques de pago, pero que no son empleados reales y no realizan ningún trabajo. El término "empleado fantasma" se da porque el empleado existe en el papel pero no existe en el lugar de trabajo; los trabajos a los que supuestamente se asignan los empleados fantasmas a menudo se denominan trabajos no presentados. Puede llevar mucho tiempo encontrar empleados fantasma sin la ayuda de auditorías de fantasmas. Los estrictos controles internos pueden ayudar a prevenir empleados fantasmas.
Escabullendo empleados fantasmas en nómina
La mayoría de las organizaciones requieren documentación de la contratación para colocar a alguien en la nómina, lo que generalmente significa que debe participar un supervisor o gerente, alguien con la autoridad para dirigir al departamento de nómina para agregar un nuevo empleado. A veces también participa un miembro del departamento de nóminas. Los empleados fantasmas se agregan a la nómina mediante, entre otras cosas, la creación de un empleado ficticio, utilizando el nombre de un empleado despedido, colocando a los empleados nuevos en el sistema un período de pago antes de que comiencen a trabajar para la empresa y agregando empleados temporales a la nómina. En algunos casos, las personas que esconden empleados fantasmas en una nómina los retiran después de solo unas pocas semanas, lo que dificulta la identificación de una futura auditoría.
Exorcizando empleados fantasmas
Si bien la existencia de empleados fantasmas a veces se puede descubrir en una auditoría de rutina, en la mayoría de los casos, la documentación proporcionada es suficiente para aprobar dicho examen. Las auditorías de fantasmas están diseñadas específicamente para descubrir a cualquier empleado fantasma, e investigan de cerca los registros de nómina y el comportamiento de los empleados en busca de evidencia de fantasmas. Estas auditorías han demostrado ser beneficiosas, especialmente para organizaciones grandes. Por ejemplo, en 2009, una auditoría realizada por las Escuelas Públicas de Detroit encontró más de 250 empleados fantasmas, un fraude que le costó al sistema más de $ 400,000 en cuatro años.
Procesos de auditoria fantasma
Uno de los métodos más efectivos para realizar una auditoría fantasma es exigir a todos los empleados que retiren sus cheques de pago o talones de depósito directo en persona. No se recogerán los cheques de pago de los empleados fantasmas o talones. Así es como las Escuelas Públicas de Detroit determinaron cuántos empleados fantasmas tenían. Otros métodos efectivos de auditoría fantasma incluyen buscar empleados que no hayan tomado vacaciones, no incluyan una dirección física y no reciban deducciones en sus cheques de pago (para el Seguro Social, impuestos o seguros). Además, aquellos que realizan auditorías fantasmas buscan múltiples depósitos directos que van a la misma cuenta bancaria, números de Seguro Social inválidos e información faltante de los empleados.
