Organizar un despacho de abogados es una excelente manera para que los asistentes legales, secretarios legales y asistentes legales apoyen a los abogados. En las pequeñas oficinas de abogados, los abogados pueden incluso tener que organizarse. La mayoría de los bufetes de abogados tienen un sistema de archivo centralizado, y los archivos de casos se llevan a los abogados solo cuando son necesarios para el trabajo de casos. Debido a que los abogados pasan su tiempo reuniéndose con los clientes, asistiendo a procedimientos judiciales, tomando declaraciones y realizando otros trabajos de caso, dependen de la organización de la oficina para encontrar el papeleo cuando sea necesario.
Casos prospectivos
Cada abogado en la oficina legal necesita un sistema para rastrear la información relacionada con posibles casos.Jim Wirken, abogado de juicios civiles y presidente de la junta directiva de Wirken Law Group en Kansas City, recomienda utilizar un formulario llamado Informe de prospectiva de nuevos asuntos. Este formulario estándar ayuda a un abogado a realizar un seguimiento de la información de un posible cliente, a mantener notas sobre las conversaciones sobre el asunto y al tiempo dedicado a la consulta. Si un archivo de caso se abre más tarde, un abogado o persona de apoyo puede usar este formulario para crear un archivo en papel y un nuevo archivo en un sistema de base de datos de administración de casos.
Organización de archivos
La organización de archivos es la clave para organizar una oficina de abogados. Este proceso es importante para organizar los archivos de casos y para organizar los registros contables. La organización de archivos también ayuda a un bufete de abogados a reducir las percepciones de los clientes sobre las malas prácticas y facilitar la retención de clientes. Para los archivos en papel, una oficina legal debe desarrollar un sistema para organizar cada carpeta de archivos. Por ejemplo, en cada sección de un archivo, se debe colocar el mismo tipo de documentos cada vez. En cada sección, los documentos pueden necesitar pestañas de colores (con números o fechas) para indicar dónde comienza y termina cada documento. Los trabajos deben presentarse en orden cronológico, ya sea con el documento más reciente en la parte superior o en la parte posterior de cada sección.
Un bufete de abogados puede desarrollar una guía de carpeta de archivos y proporcionarla a todos los empleados. Los nuevos empleados de archivos pueden necesitar capacitación para comprender la guía de archivos. Los abogados y el personal de apoyo legal deben confiar en el personal de presentación profesional para la mayoría de las tareas de presentación.
Almacenamiento electrónico de datos
Una organización también puede usar un sistema de base de datos de administración de casos para rastrear información de casos y contabilidad. Algunos sistemas de administración de bases de datos incluyen la capacidad de adjuntar faxes, documentos electrónicos y documentos escaneados a archivos de casos en la base de datos electrónica. Algunos sistemas de bases de datos son especialmente útiles para tareas no rutinarias, como verificar si un abogado tiene un conflicto de intereses en la representación de un cliente (lo que podría dar lugar a una violación ética).
Los empleados y los abogados deben recibir capacitación sobre cómo utilizar este sistema de gestión de bases de datos para almacenar información de manera electrónica. Una oficina de abogados puede desear limitar los perfiles de los usuarios que pueden insertar o eliminar registros para evitar perder información importante del cliente.
