La confianza es difícil de ganar y mantener en las relaciones comerciales. A veces, algo tan pequeño como un malentendido o una mala educación percibida en la comunicación empresarial puede arruinar una relación laboral. En la comunicación empresarial, los buenos modales pueden significar la diferencia entre una ganancia y una pérdida. Aprender a ser cortés y educado en todo momento puede ahorrar energía desperdiciada en el trabajo, preocupándonos de cuándo ha perdido la etiqueta y la cortesía comercial (consulte las Referencias 4).
Teléfono
Asegúrese de que cuando no pueda contestar su teléfono, el mensaje grabado sea sincero y cortés. A menudo es en el tono de la voz que se puede mostrar cortesía. Pedir disculpas por no estar disponible cuando su interlocutor necesitaba hablar con usted es una muestra de cortesía. Indicar cuándo volverá es otra cortesía. Lo más importante es que devolver un mensaje rápidamente no solo es cortés sino profesional. Al contestar el teléfono, sonríe. Se mostrará en tu voz. Escuche completamente lo que su interlocutor tiene que decir antes de comenzar a hablar. Asegúrese de pedir permiso antes de poner a la persona que llama en espera y espere a que la persona que llama diga que está bien. Nunca cuelgue el teléfono sin despedirse o avisarle que está terminando la llamada, incluso si la persona que llama es grosera.
Los correos electrónicos hacen un largo camino en las comunicaciones de negocios. También duran mucho tiempo. Pueden convertirse en registros permanentes de tus palabras. Con ese conocimiento, asegúrese de que cuando esté preparando un correo electrónico lo lea en voz alta o revíselo de otra manera para asegurarse de que no solo transmita su significado, sino que lo transmita de manera cortés. Comience sus correos electrónicos con un saludo profesional que salude a su receptor o grupo de receptores por su nombre (ver Referencias 3). Tenga en cuenta que este correo electrónico no es una nota casual entre amigos. Usa oraciones completas y buena gramática. Nunca escriba un correo electrónico cuando esté enojado o con ganas de desahogarse, ya que es probable que un correo electrónico enviado en estas condiciones no tenga las cortesías que podrían hacer que su comunicación sea más efectiva (consulte las referencias 2).
Letras
A menudo, es aceptable enviar una carta para comunicar una comunicación comercial. Al igual que con un correo electrónico, asegúrese de revisar su carta para corregir la ortografía y el formato y revisar su gramática. Di gracias cuando y donde sea necesario. Asegúrese de cerrar su carta con una apreciación del tiempo anticipado que dedica el receptor a leer su comunicación.
Cara a cara
A menudo, la forma más difícil de comunicación comercial se entrega cara a cara. Es una buena práctica revisar frente a un espejo lo que planea decir. Esto le dará una buena idea de cómo cambian sus expresiones faciales con su mensaje. Cuando visite otro país por motivos de negocios, no es de buena educación forzar a su cultura a las personas con las que está allí para hacer negocios (consulte las Referencias 1). Comprender las diferencias culturales puede ayudarlo a ser cortés cuando se comunica con personas de países donde las cortesías cara a cara se muestran de manera diferente a cómo está acostumbrado.
Tabla de anuncios
Los anuncios publicados en los tableros de anuncios son comunes en muchos lugares de trabajo. Esta práctica a veces puede resultar en una presentación grosera o burda de la comunicación. Cuando esté a cargo de entregar un mensaje a todos a la vez, debe esforzarse por ser cortés con todos. El uso de jerga o frases poco comunes puede ofender y menoscabar su intención. Asegúrese de que el anuncio o el boletín de su boletín electrónico esté escrito con toda la consideración dada a otras comunicaciones comerciales profesionales.
