Para la mayoría de los gerentes, disciplinar a los empleados es una de las experiencias más incómodas con las que lidiar. Los gerentes tienen la responsabilidad de escribir cartas de acción disciplinaria que permanecen en los archivos del empleado para documentar las faltas del empleado. Estas cartas tienen dos funciones: notificar al empleado lo que le sucederá como resultado de su infracción y servir como un registro permanente de mala conducta de los empleados en su archivo.
Cargue la impresora con el membrete de la empresa. Esta carta se convertirá en parte del archivo oficial del empleado, por lo que debe seguir el protocolo apropiado.
Escriba la fecha completa. Omita una línea y escriba el nombre del empleado y la dirección de la empresa. Incluso si en realidad no envía la carta por correo, seguir el formato de carta comercial adecuado transmitirá la impresión de profesionalismo.
Comience la letra escribiendo el nombre del empleado, seguido de dos puntos. Salta una línea.
Comience el primer párrafo indicando claramente la naturaleza de la infracción. Consulte el manual del empleado de su empresa para que el empleado pueda consultar la regla por sí mismo. Proporcione detalles específicos sobre la infracción, como la fecha en que ocurrió el incidente y mencione a cualquier otro empleado involucrado.Declarar esta información claramente lo ayudará si el empleado impugna la acción disciplinaria y lleva el asunto a la corte.
Explique en detalle qué hizo mal la empleada y cómo debió haber actuado en la situación. Los empleados a veces violan las reglas porque no las entienden claramente, por lo que una explicación de la infracción y la información adecuada ayudarán a evitar que cometa la infracción por segunda vez. Ofrezca reunirse con el empleado para discutir el asunto en detalle.
Déle al empleado la oportunidad de enmendar la infracción, por ejemplo, escribiendo una carta formal de disculpa a la otra parte. Infórmele de los plazos para presentar la respuesta o carta.
Dígale a la empleada de manera clara y concisa lo que puede esperar como resultado de esta infracción. Proporcione los detalles apropiados para su castigo actual, como las fechas de las audiencias o las fechas de vigencia de la terminación de su empleo, si corresponde. Si el empleado puede esperar una acción disciplinaria progresiva como resultado de infracciones adicionales, infórmele cuáles serán esos castigos.
Proporcione al empleado la información sobre el proceso de apelaciones, si corresponde.
Pídale al empleado una respuesta formal para su archivo; a menudo esta respuesta será en forma de una carta formal. Necesita esta documentación para el expediente del empleado en caso de que lleve el asunto a la corte.
Escriba su nombre completo y título. Imprima la letra y firme su nombre sobre su nombre escrito con tinta azul o negra.
Haga varias copias de la carta. Conserve una copia en el archivo del empleado, entregue otra al abogado de su compañía y guarde otra para su propio registro.
Envíe la carta al empleado o entréguela ante un representante de recursos humanos o un asistente administrativo. Necesita confirmación de que el empleado recibió la notificación oficial.
Consejos
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Mantener el tono profesional y fáctico. Esta carta puede ir a la corte si el empleado impugna la acción disciplinaria, y usted quiere aparecer profesional y justo en todo momento.
