Independientemente de la industria en la que se encuentre o del tipo de trabajo que realice, es inevitable que en algún momento tenga que participar en una reunión de negocios. Algunos lugares de trabajo, especialmente aquellos en entornos de oficina, tienen varias reuniones al día, mientras que otros pueden tenerlos solo una vez cada pocas semanas. Sin embargo, es importante conocer qué tipos de temas se discuten en las reuniones en su lugar de trabajo, cómo se debe llevar a cabo una reunión efectiva y qué reglas de etiqueta deben seguirse durante una reunión. Si está a cargo de dirigir una reunión, es posible que se le solicite que haga un rompehielos para los asistentes o que tome notas, o minutos, en la reunión.
¿Qué es una reunión de negocios?
En esencia, una reunión de negocios es una reunión de dos o más personas para discutir ideas, metas y objetivos que conciernen al lugar de trabajo. Las reuniones de negocios pueden llevarse a cabo en persona en una oficina o en un lugar diferente, o incluso por teléfono y por videoconferencia. Las reuniones se llevan a cabo con empleados, gerentes, ejecutivos, clientes, prospectos, proveedores y socios, y cualquier otra persona relacionada con la organización. En la mayoría de los casos, una reunión debe tener lugar cuando el problema en cuestión es algo que no se puede comunicar correctamente por teléfono o por correo electrónico, y requiere una interacción cara a cara con una o más personas.
El propósito de una reunión de negocios a menudo es tomar decisiones importantes con respecto a la organización. Ya sea que se decida por un tema departamental, como por ejemplo, cómo aumentar el presupuesto de mercadeo, o por una cuestión organizativa más amplia, como por ejemplo, cuántas personas pueden despedir durante un período de transición, una reunión ayuda a transmitir ideas con claridad. Cuando se habla en persona con partes interesadas importantes, es más fácil transmitir información importante de manera efectiva para llegar a la decisión en cuestión.
Otro objetivo común para las reuniones incluye hacer anuncios importantes. Estos pueden ser sobre cambios organizativos, planes operativos o un cambio en la dirección de la empresa. A menudo, las reuniones se llevan a cabo cuando los ejecutivos senior se unen o abandonan el equipo o cuando la empresa está celebrando un hito o éxito importante. Este tipo de reuniones pueden funcionar para aumentar el compromiso de los empleados y la armonía organizativa.
Las reuniones de negocios también ayudan a resolver conflictos y resolver problemas complejos. El conflicto puede ser una ocurrencia común en el lugar de trabajo, con muchas personalidades diferentes que trabajan juntas en un equipo. Si bien algunos conflictos son saludables y pueden fomentar el crecimiento, también pueden ser indeseables y requieren una resolución rápida. Celebrar una reunión puede ayudar a las partes en desacuerdo a llegar a un acuerdo. Los problemas más grandes que involucran a múltiples partes interesadas tienen una mejor oportunidad de resolverse en una reunión de negocios cuando las personas importantes en cuestión están todas en un solo lugar y trabajan hacia el mismo objetivo.
Revisar el progreso de la empresa o del proyecto también es un objetivo común de las reuniones de negocios. Aquí, la organización realiza un seguimiento de cómo se está desempeñando el equipo en un proyecto en particular o cómo le está yendo a la empresa en su conjunto en comparación con los objetivos de ingresos planificados. Al tener reuniones frecuentes de verificación de progreso, las organizaciones se aseguran de que todas las partes relevantes estén conscientes del estado de los entregables importantes.
Cómo ejecutar reuniones de negocios eficaces
Si bien las reuniones de negocios ayudan a las organizaciones a tomar decisiones y resolver problemas complejos, a veces pueden ser un uso ineficaz del tiempo si no se ejecutan correctamente. Cuando las personas asisten a las reuniones sin estar preparadas, no presten atención ni realicen un seguimiento de los puntos de acción, se puede ver como una pérdida de tiempo. Para garantizar que el tiempo se utilice de manera efectiva, tanto el organizador como los participantes de las reuniones de negocios deben participar activamente. Si está organizando la reunión, prepare una agenda de la reunión, describiendo exactamente lo que se cubrirá. Si hay elementos para los que los asistentes deben prepararse, asegúrese de darles el tiempo suficiente para hacerlo. Algunas reuniones se llevan a cabo de forma rutinaria, como los puntos de contacto semanales del equipo. Para este tipo de reuniones, cree una plantilla para la agenda y complete elementos únicos cada semana.
Revise la lista de asistentes con cuidado e invite solo a las partes interesadas clave a la reunión. Si alguien que tiene que estar en la reunión no puede asistir, es posible que deba volver a programar para acomodarlos. De lo contrario, llevar a cabo una reunión con un actor faltante que se requiere para la toma de decisiones puede resultar ineficaz.
El tiempo es valioso y es importante respetar que las personas que asisten a su reunión se tomen el tiempo de su día para hacerlo. Como resultado, es vital asegurar que la reunión comience y termine a tiempo. Al preparar la agenda, decida cuánto tiempo necesitará dedicar a cada elemento y haga funcionar la reunión de manera continua. Si siente que la reunión se está desviando del rumbo, reinicie el proceso pidiéndole a las personas que se adhieran a los temas de la agenda. Si surgen otros problemas importantes, colóquelos para una discusión adicional en otro punto.
Para asegurarse de que no se omitieron elementos importantes que se mencionaron en su reunión, tome notas, también llamadas actas. Puede escribirlos o escribirlos usted mismo durante la reunión o asignar a alguien más en la reunión para que tome las notas por usted. De esta manera podrás concentrarte en la discusión. Después de la reunión, asegúrese de revisar las notas, agregar los elementos faltantes y enviarlos a las partes interesadas importantes. Tener un registro escrito de lo que se discutió en la reunión puede ser útil si surgen problemas en el futuro.
Una vez que finalice la reunión de negocios, asegúrese de hacer un seguimiento de los puntos de acción que se decidieron. Es posible que deba enviar recordatorios a sus colegas o ponerse en contacto con ellos para asegurarse de que hayan completado sus tareas.Si hay problemas pendientes que no se completaron antes de la fecha límite, es posible que deba tener una discusión adicional con esa persona.
Rompehielos de reuniones de negocios
Algunas reuniones de negocios, especialmente aquellas donde los asistentes no se conocen muy bien, requieren rompehielos. Las preguntas divertidas o las actividades breves de formación de equipos pueden ayudar a aliviar las tensiones y poner a todos en el mismo nivel. Una de las maneras más fáciles de romper el hielo en una reunión es hacer una pregunta que revele una peculiaridad única o interesante sobre cada persona. Las respuestas a este tipo de preguntas ayudan a las personas a relacionarse entre sí. Algunos ejemplos incluyen:
- Si fueras un animal, ¿cuál serías y por qué?
- ¿Dónde está el lugar más interesante en el que has estado?
- Si pudieras conocer alguna figura histórica, ¿quién sería y por qué?
Las preguntas para romper el hielo no tienen que tratar el tema de la reunión. Están diseñados para que las personas hablen y se escuchen entre sí. Otro gran evento para romper el hielo involucra a cada asistente contando dos verdades y una mentira, y el resto de los asistentes tienen que adivinar qué elemento es la mentira. Esta es una excelente manera de conocer a las personas en la reunión. Los rompehielos también pueden venir en forma de actividades grupales. Por ejemplo, pida a las personas en la reunión que encuentren a alguien en la reunión que tenga algo específico en común con ellos, como una mascota o una marca de automóvil. Esto obliga a las personas a abandonar sus asientos y hablar con otras personas con las que generalmente no pueden hablar.
Algunas actividades para romper el hielo implican un poco de preparación por parte del organizador de la reunión. Una de las actividades incluye escribir el nombre de las celebridades en pequeños trozos de papel y pegar un nombre en la parte posterior de cada asistente. En este juego, cada asistente tiene que hacer preguntas de sí o no sobre la persona cuyo nombre está en su espalda, tratando de adivinar quién es.
Etiqueta de reuniones de negocios
Si bien la cultura de su organización informará cómo debe comportarse en las reuniones de negocios, hay algunos aspectos de la etiqueta de las reuniones que son universales. Una de las mejores maneras de asistir a una reunión es estar preparado. Esto significa saber lo que está en la agenda y haber realizado la preparación o la investigación para acompañar los elementos de los que es responsable. Por ejemplo, si un elemento de la agenda implica discutir un plan de marketing en el que está trabajando, es importante ir a la reunión con las notas del plan en la mano, listas para analizarlas en detalle. También es igualmente importante llegar a tiempo.
Centrarse en la reunión en lugar de su teléfono inteligente o computadora portátil es otra forma de demostrar su profesionalidad, así que apague su teléfono y apague su computadora portátil durante la reunión. Si necesita acceder a cualquier archivo en su computadora portátil para la reunión, asegúrese de desactivar su correo electrónico para no distraerse con los mensajes entrantes. Recuerde que la reunión requiere su atención y dividirla entre su teléfono o computadora portátil no resultará en una discusión efectiva.
Ser un buen oyente y un participante activo son aspectos centrales de asistir a una reunión de negocios. Asegúrate de seguir lo que dice la gente, haz preguntas cuando no estés seguro de algo y proporciona respuestas o información sobre los elementos de los que eres responsable. Su lenguaje corporal también es parte de ser un participante activo; esto significa sentarse erguido en lugar de agacharse en su silla y hacer contacto visual con las personas con las que está hablando.
Dependiendo del tipo de reunión a la que asista, es posible que desee enviar una nota de agradecimiento al organizador de la reunión o a las personas con las que se reunió. Esto podría ser apropiado si se reúne con un cliente o prospecto importante. Puede agradecerles por su tiempo y reiterar algunas cosas importantes que discutió en la reunión para mostrar su entusiasmo.
Plantilla de minutos de reunión de negocios
Cuando se le pide que grabe las actas de una reunión, puede parecer un trabajo estresante. Algunos consejos pueden ayudarlo a anotar todos los puntos importantes de una reunión sin perder nada. Es importante entender el propósito de los minutos. Las notas tomadas durante una reunión están destinadas a ser un registro escrito de lo que ocurrió allí. Estas notas pueden ser útiles para que los asistentes recuerden lo que se dijo o pueden proporcionar un desglose de la reunión para aquellos que no pudieron asistir. Como resultado, es importante eliminar todos los elementos clave discutidos durante la reunión, incluidas las decisiones tomadas, las tareas o los próximos pasos planificados y las resoluciones logradas.
Antes de asistir a una reunión, escriba una plantilla simple que pueda completar mientras toma notas. Obtenga una copia de la agenda de la reunión y úsela como guía. En la parte superior de la agenda, agregue un espacio para anotar los nombres de todos los asistentes a la reunión. Si faltan partes interesadas clave, querrá anotar eso también en caso de que necesite un seguimiento con ellos más adelante. Según el tipo de reunión y los temas que se tratarán, hay una serie de elementos que puede agregar a la plantilla de actas:
- Fecha y hora de la reunión.
- Fecha y hora de la próxima reunión, si se está programando una.
- Nombres de los asistentes y nombres de las partes interesadas clave que faltan.
- Las decisiones que se tomaron o las opciones que se discutieron para cada tema de la agenda.
- Siguientes pasos para cada tema de la agenda.
- Los puntos de la agenda que no se discutieron en la reunión, sino que se trasladarán a la próxima reunión.
- Cualquier negocio nuevo que no esté indicado en la agenda original.
- Tareas o elementos de acción y los individuos a los que fueron asignados, incluidas las fechas de vencimiento si se especifican.
Al desarrollar una plantilla para las actas de la reunión, estará en una mejor posición para registrar los comentarios importantes y hacer un seguimiento de cualquier asunto necesario después de la reunión.
