La venta variable y los costos administrativos son componentes críticos en los cálculos contables tanto de la variable como de la absorción. Los costos variables, como comisiones, bonos y facturas de servicios públicos, varían según la producción del producto y las ventas del período, mientras que los costos fijos no tienden a fluctuar. Los costos de venta y administrativos variables también deben distinguirse de los costos de fabricación variables, que a menudo tienen nombres de cuenta similares.
Uso de ventas variables y costos administrativos
Los gastos de venta y administrativos variables se utilizan tanto en los costos de absorción como en los costos variables. Con el costo de absorción, la compañía resta los costos de venta, tanto fijos como variables, y los costos administrativos de la ganancia bruta para calcular las ganancias operativas. Esta es la presentación del estado de resultados requerida por los principios de contabilidad generalmente aceptados. Alternativamente, algunas compañías usan costos variables para los estados financieros de uso interno. En los costos variables, los costos variables de venta y administrativos, junto con los costos variables de fabricación, se deducen de los ingresos de ventas para calcular el margen de contribución de la empresa.
Identificar los gastos de venta y administrativos
El primer paso en el cálculo es identificar los gastos totales de venta y administrativos. Estos son gastos operativos que un negocio incurre fuera de la fabricación del producto. Los costos administrativos y de ventas más comunes incluyen salarios pagados a ejecutivos, personal de ventas, administradores, personal de contabilidad y personal de recursos humanos. Los costos de venta y administrativos también incluyen comisiones, beneficios, seguros, alquiler de oficinas, servicios públicos, envío, equipo de cómputo, materiales de mercadeo, suministros de oficina e impuestos a la propiedad. Los costos que no forman parte de las actividades comerciales principales, como los gastos de inversión y financiamiento, no se incluyen en los costos de venta y administrativos.
Distinguir la variable de los costos fijos
Del total de los costos de venta y administrativos, identifique cuáles son fijos y cuáles son variables. Los costos fijos, como el alquiler de oficinas, los impuestos a la propiedad, el equipo informático y los sueldos básicos, tienden a ser los mismos, independientemente de cuánto produzca la empresa. Los costos variables de venta y administrativos, por otro lado, fluctúan en función de las ventas y la producción. Estos incluyen comisiones de ventas, suministros de oficina, servicios públicos y gastos de envío.
Excluir los costos generales de fabricación variable
Excluya cualquier costo indirecto variable de fabricación incluido accidentalmente en los costos variables de venta y administrativos. Muchos de los costos en la cuenta de gastos generales variables parecen similares. Por ejemplo, los gastos generales de fabricación variables también incluyen servicios públicos, suministros y ciertos tipos de comisiones. La diferencia radica en dónde se incurren los costos. La factura de servicios públicos para la planta de fabricación es un costo de fabricación variable, mientras que las facturas de servicios públicos para la sede corporativa y las ubicaciones de ventas son costos administrativos y de venta variables. De manera similar, los suministros comprados para dar servicio a las máquinas de fabricación, así como las comisiones de producción pagadas a los gerentes y empleados de la planta de fabricación, son costos de fabricación.
