Las reuniones de presupuesto son importantes porque le permiten presentar a su jefe o superiores dónde se encuentra su proyecto en términos de su presupuesto. En la reunión, puede analizar los posibles aumentos o disminuciones de su presupuesto asignado y sugerir formas de reducir los costos para mantener su presupuesto en marcha. Las reuniones de presupuesto también le permiten defender su caso para obtener más fondos para su proyecto o trabajo. Las reuniones generales del presupuesto determinan cómo se está desempeñando financieramente un departamento o la empresa, y establecen objetivos y límites para controlar el dinero y seguir siendo rentables. Es relativamente fácil organizar una reunión de presupuesto.
Artículos que necesitarás
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Sala de conferencias o reuniones
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Servicio de correo electronico
Determine quién debe asistir a la reunión de presupuesto. Por lo general, debe invitar al CFO, vicepresidente de finanzas u otra persona del equipo de administración de la empresa que esté a cargo de las finanzas. Si trabaja para una compañía más grande, invite a la persona en su oficina que administra el dinero, como un controlador o el gerente del departamento de contabilidad. También debe invitar a su jefe, al gerente del proyecto y a cualquier otro miembro del personal superior conectado a su proyecto o departamento.
Verifique los horarios de todos los que está invitando a la reunión. Busque aberturas comunes cuando todos estén programados para estar en la ciudad y en la oficina. Algunas herramientas de oficina, como Microsoft Outlook, le permiten ver los horarios y la disponibilidad de otros compañeros de trabajo.Si no puede acceder a los horarios de todos, pregúnteles a sus asistentes o a los propios individuos cómo será su disponibilidad futura.
Elija una duración para la reunión, como 30 o 60 minutos. Permita suficiente tiempo para presentar la información del presupuesto y deje espacio para preguntas y tiempo de discusión. Si cree que le tomará una hora presentar la información del presupuesto, elija una duración de 90 minutos para tener tiempo adicional.
Elija un día y una hora para la reunión en función de cuándo estén disponibles todos y la duración de la reunión. Si su reunión durará 90 minutos, elija el primer espacio de tiempo de 90 minutos cuando todos estén disponibles.
Envíe una notificación de convocatoria de reunión por correo electrónico y solicite que todos los destinatarios respondan para indicar si aceptan la convocatoria de reunión o no pueden hacerlo. O bien, configure la reunión a la antigua usanza reservándola en persona o por medio del asistente del asistente. Cuando solicite la reunión en persona o por correo electrónico, brinde brevemente un resumen de alto nivel de la agenda de la reunión: recortes presupuestarios, informes financieros, estado del presupuesto, etc.
Reprograme la reunión si las personas que necesitan estar allí no pueden asistir. Elija la siguiente ranura disponible cuando los supervisores financieros y otras personas necesarias estén disponibles para la duración planificada de la reunión.
Recuerde a todos los asistentes sobre la próxima reunión esa semana o esa mañana. Si envió la solicitud de reunión por correo electrónico, es posible que el software recuerde automáticamente a los asistentes con una notificación electrónica.
Consejos
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Establezca reuniones de presupuesto recurrentes para reunirse con las mismas personas cada mes o semana para discutir los presupuestos de proyectos o departamentos.
