Una de las formas comunes de comunicación en los negocios y la ciencia es la redacción de informes. Escribir informes técnicos y de negocios requiere habilidades de redacción y organización, capacidades de investigación y la capacidad de interpretar los datos y presentarlos de una manera que los expertos puedan apreciar y que un laico pueda entender. Los informes comerciales y técnicos tienen muchos de los mismos elementos, por lo tanto, la principal diferencia entre los informes comerciales y los informes técnicos es generalmente el tema.
Determine su audiencia y cómo se difundirá su información comercial y técnica. Ya sea que esté escribiendo para un grupo de expertos o compartiendo su experiencia empresarial con un grupo de estudiantes, saber que su audiencia lo ayudará a elaborar un informe informativo y bien recibido. Decida si su informe es simplemente una forma de comunicación escrita o una presentación multimedia. Si utiliza una tecnología que beneficia la presentación, por supuesto, incorpore gráficos, diapositivas, videos u otras formas de ilustrar algunos de los puntos de su informe.
Llevar a cabo investigaciones sobre tipos de informes de negocios e informes técnicos. Revise los informes y las plantillas de muestra para familiarizarse con el tipo de información que se espera en su propia comunicación empresarial.
Resuma su tema e incluya subtemas para ayudar con el proceso de investigación. Prepare un esquema para mantener su enfoque en cada sección y ayudarlo a evitar el serpentear, lo que puede producir una presentación desorganizada. Los informes comerciales o técnicos típicos incluyen las siguientes secciones: introducción; calificaciones y antecedentes del tema; datos de la investigación; conclusiones; y futuras consideraciones.
Redacte la primera sección sustantiva de su negocio o informe técnico. Comience con una descripción de sus calificaciones, intereses y razones por las cuales su información es valiosa. Explique cómo su audiencia puede utilizar su información o cómo deben interpretarse sus datos. No le está diciendo a su audiencia cómo percibir sus hallazgos o cómo formarse opiniones sobre su informe. En su lugar, su informe debe comenzar con el contexto de su información. Por ejemplo, si está escribiendo sobre tendencias en el lugar de trabajo relacionadas con el teletrabajo, explique cómo las empresas pueden utilizar sus conclusiones para formular acuerdos de teletrabajo.
Reunir los resultados de la investigación y los datos. Organizar su investigación es extremadamente importante porque su audiencia cuestionará su experiencia si presenta hallazgos poco fiables, desactualizados o no válidos. Asegúrese de que sus datos sean especialmente relevantes para su tema y reestructurelos de una manera que sea comprensible.A menos que su audiencia esté compuesta solo por expertos con un profundo conocimiento de la jerga técnica y comercial, mantenga su investigación simple. Sustituya la jerga con términos que sean familiares para el laico y resuma su investigación de una manera atractiva.
Prepare una discusión de sus hallazgos, incluidas sus conclusiones y las formas sugeridas de incorporar su informe en los procesos comerciales o técnicos. Sin estar desarticulados, articule sus hallazgos de una manera innovadora y creativa. Los informes comerciales y técnicos a veces tienen la reputación de ser serios y conservadores. Puede inspirar el uso creativo de su informe mostrando datos que puedan usar las audiencias con visión de futuro.
Arme las secciones de su documento en orden lógico. Escriba una breve introducción después de haber completado cada sección; a menudo es más fácil redactar una introducción una vez que tenga la oportunidad de revisar su borrador general. Su introducción debe ser concisa: el propósito de su introducción es simplemente proporcionar a su audiencia un vistazo de su negocio o tema de informe técnico.
Date tiempo para refinar y editar tu informe. Es una buena idea dejar de lado el informe y volver a él uno o dos días después con un nuevo ojo. Si es posible, pídale a un colega que revise su borrador. Incorpore cualquier sugerencia que sienta que se agregue a la credibilidad y usabilidad de su información.
