Es importante escribir un informe de datos que comunique efectivamente el tema a los ejecutivos ocupados que solo tienen unos minutos para revisar su informe. Una de las cosas clave que se debe incluir es una representación visual de los datos más importantes, como tablas y gráficos. También debe mantener el lenguaje conciso y libre de jerga.
Descripción general de escribir un buen informe analítico
El primer paso es describir el informe de acuerdo con las pautas que debe seguir. Por lo general, cada empresa tiene su propio formato para redactar informes, y está obligado a seguir el formato suyo. Básicamente, este esquema le dará una hoja de ruta a seguir al escribir el informe y, con suerte, le ayudará a lidiar con el bloqueo de cualquier escritor que pueda surgir más adelante. Debe elaborar su informe para explicar y analizar todos los datos y las conclusiones alcanzadas en un formato fácil de leer. Si su informe es extenso, es posible que también deba incluir una tabla de contenido.
Considera el aspecto visual
Los datos, en sí mismos, pueden ser abstractos y difíciles de poner en contexto. Por lo tanto, debe ser generoso en el uso de tablas, gráficos y tablas para ilustrar los resultados de su análisis. Cuando sea necesario, puede incluir referencias en el texto para explicar gráficos vitales. Su lector debería poder saber qué es lo más importante de cada gráfico, por lo que debe resaltarlo, en lugar de simplemente describir lo que ya se puede ver. Además, asegúrese de que las referencias de texto estén cerca de los gráficos a los que hacen referencia, de modo que sus lectores puedan establecer la conexión entre los dos.
Hacer un borrador
Una vez que haya terminado con un esquema, cree un borrador que incluya la información más importante, estructurada de acuerdo con el esquema. Los detalles técnicos no son importantes ahora; Se pueden agregar más tarde. La idea es incluir primero la información más importante para que el lector pueda encontrarla fácilmente cuando reciba su informe. Recuerda que muchos de tus lectores están ocupados. Además, recuerde tener cuidado con el uso de la jerga, evitándola siempre que sea posible.
Resumen ejecutivo y resumen
Aunque aparecen al principio de su informe, el resumen ejecutivo y el resumen son los aspectos finales que escribirá. Ambas secciones representan un resumen del informe, que muestra las conclusiones importantes del informe. Por eso las escribes al final.
El resumen ejecutivo tiene su propio significado en un informe de análisis de datos. La razón por la que se llama resumen ejecutivo es que es un resumen para los ejecutivos de la empresa. Se trata de personas presumiblemente ocupadas que no tienen tiempo para leer todo el informe, repasando todos los detalles más finos. Por lo tanto, debe intentar, en la medida de lo posible, capturar los puntos más destacados del informe en el resumen ejecutivo, como el objetivo, los puntos de datos principales y la conclusión. Sea lo más conciso posible y solo incluya los puntos más importantes. Si los ejecutivos pueden comprender inmediatamente de qué se trata el informe, solo con leer el resumen ejecutivo, habrá hecho su trabajo.
Hacer revisiones
Revise su análisis de datos tantas veces como sea necesario, asegurándose de organizar la información de una manera lógicamente coherente. Evite los párrafos aburridos y aburridos y use espacios en blanco para hacer que el informe sea estéticamente atractivo. Presentar la información tabulada como tablas. Y, finalmente, evitar el uso de la voz pasiva en todo momento.
