Las empresas utilizan diversas formas de marketing y comunicaciones todos los días. El diseño y el contenido del membrete utilizado para cada tipo de comunicación son a menudo lo primero que un prospecto ve sobre una empresa. Aunque el diseño y la creatividad tienen infinitas posibilidades, las empresas suelen cumplir con cuatro membretes estándar en la comunicación empresarial.
Membrete Estándar
Un membrete estándar generalmente se refiere a una entidad en su totalidad y se usa generalmente con fines administrativos o orientados al servicio. La audiencia suele ser general y generalizada, y la carta puede ser un documento de formulario, como una carta predeterminada, un aviso o una factura. El membrete estándar normalmente incluye solo el nombre y la dirección de la empresa, así como un logotipo o una marca de agua del logotipo si la empresa tiene uno.
Membrete Especializado
El membrete especializado es muy similar al membrete estándar, excepto que generalmente proviene de un departamento específico de la empresa, como contabilidad, legal o marketing. La audiencia puede estar más interesada en el área desde la cual están recibiendo comunicaciones. Por ejemplo, en una empresa minorista, la audiencia puede ser un grupo de proveedores para el área de fabricación de la empresa o un grupo de auditores para el área de contabilidad de la empresa. Al igual que el membrete estándar, el membrete especializado incluye el nombre de la empresa, la dirección y el logotipo o marca de agua; sin embargo, se incluye el departamento de especialidades o el área de la empresa, así como cualquier otra imagen o logotipo específico del departamento.
Membrete personalizado
El membrete personalizado suele ser más específico del tema que los otros tipos y generalmente proviene de una persona específica. Estos membretes se utilizan comúnmente para las comunicaciones entre oficinas, como notas o presentaciones. También se utilizan para comunicaciones externas y, en general, no están diseñados para utilizarse en documentos de formularios. Usando la industria minorista como un ejemplo nuevamente, un gerente de proyecto puede tener su propio membrete personalizado para usar en el envío de comunicaciones externas a sus contratistas independientes. Junto con el nombre de la empresa, la dirección, el logotipo y el área específica, el membrete personalizado también incluye el nombre del remitente, así como su información de contacto comercial.
Membrete Ejecutivo
El membrete ejecutivo es muy parecido al membrete personalizado en el sentido de que su audiencia y el tema previstos son específicos de una persona o tema. Este membrete en particular está reservado para el personal de nivel directivo o superior y se utiliza para fines que van desde cartas de terminación hasta cartas de oferta. El membrete del ejecutivo también puede aparecer en un formulario de un ejecutivo específico. Por ejemplo, un ejecutivo puede tener muchas cartas de formulario diferentes enviadas para propósitos predeterminados. A pesar de que son de naturaleza repetitiva, es más probable que los destinatarios muestren la respuesta adecuada cuando reciben la comunicación de una posición superior específica, en lugar de recibir una carta enviada a múltiples destinatarios con un membrete estándar. El membrete ejecutivo tiene un formato muy parecido al membrete personalizado, aunque puede resaltar el título del remitente en particular con una fuente más audaz o más grande. El papel también es típicamente de mayor calidad.
Diseño y formato
Todos los membretes de la empresa deben ser únicos en diseño, pero lo más estándar posible en formato. El diseño debe mostrar a su público la cultura y la marca registrada de su empresa al instante. Por ejemplo, si su empresa tiene colores de marketing, logotipos o eslóganes específicos, estos deben incluirse en todos los membretes. Si solo utiliza la impresión en blanco y negro, su logotipo y eslogan deberían ser aún más prominentes. La fuente de su membrete debe sobresalir; sin embargo, no debe ser abrumador o ilegible para el lector. Específicamente, su membrete no debe ocupar más de la página de lo necesario.
