Existen reglas específicas para que las organizaciones sigan cumpliendo con sus obligaciones bancarias. Parte de este requisito se deriva del cumplimiento natural del negocio con una organización sin fines de lucro que es un negocio. La otra parte se deriva de la naturaleza transitoria del liderazgo de las organizaciones sin fines de lucro. Con un flujo constante de líderes en una organización, un banco debe asegurarse de que las personas correctas tengan acceso a la cuenta y firmen cheques contra ella.
Organizaciones sin ánimo de lucro
Las organizaciones sin fines de lucro son entidades comerciales que tienen un estado exento de impuestos a través del Código de Impuestos del IRS 501 (c) (3). Si bien todavía están obligados a declarar impuestos y deben demostrar sus objetivos filantrópicos, no están sujetos a impuestos federales o estatales sobre la renta del dinero recaudado. Las organizaciones sin fines de lucro generalmente recaudan dinero y tienen gastos asociados con la gestión de las organizaciones y, por lo tanto, necesitan tener una cuenta bancaria viable para las organizaciones.
Número de identificación de impuestos
Lo primero que una organización sin fines de lucro necesitará para abrir una cuenta bancaria es ser incorporado como una organización sin fines de lucro en el estado en el que opera y obtener un número de identificación fiscal. Este es el número que el banco utiliza para la cuenta bancaria al abrirla y envía avisos de acumulación de intereses al IRS según este número. Una organización sin fines de lucro no puede abrir una cuenta como una cuenta "haciendo negocios como" con el número de seguro social de alguien.
Estatutos
El banco requerirá que se mantenga una copia de los estatutos en el archivo de la cuenta de cualquier organización sin fines de lucro. Los estatutos definen el propósito de la organización, cuáles son sus autoridades bancarias y de inversión y la información de contacto de quienes crearon la organización y quienes la administran. En general, el banco exige que el presidente, el vicepresidente, el tesorero y el secretario sean firmantes de la cuenta.
Acta de organización
Muchas organizaciones sin fines de lucro tienen una junta directiva que cambia con frecuencia. A menudo, hay una rotación anual con nuevos miembros que asumen roles de liderazgo según lo requieren los estatutos. Esto es cierto para organizaciones escolares, deportes comunitarios o clubes. A medida que los líderes de la organización cambian, el banco necesita tener nuevos firmantes para la cuenta. Para completar esto, los firmantes antiguos deben reunirse con los nuevos miembros de la junta en el banco con una copia de las actas votando a los nuevos miembros en el cargo. El banco conservará una copia de las actas y requerirá firmas e información de contacto de los nuevos líderes.
Números de seguridad social del firmante
Aunque la organización sin fines de lucro mantiene su propio número de identificación fiscal y sobrevive como su propia entidad, el banco requerirá que los firmantes de la cuenta proporcionen su propio número de seguro social personal para que se mantenga registrado en la cuenta. La razón es que a los que dirigen organizaciones sin fines de lucro no se les permite combinar fondos con la cuenta de la organización. Además, los miembros de la junta pueden ser personalmente responsables de las deudas y tarifas en circunstancias en las que se demuestre la mala administración de fondos. El banco mantendrá estos registros archivados en caso de que alguna vez haya ocurrido una auditoría.
