Los gastos de viaje de negocios son uno de los costos más controlables en una organización, y establecer tarifas por día es una forma de mantener esos gastos a un nivel razonable. Las empresas pueden usar los datos del gobierno de los EE. UU. Y otras investigaciones de la industria para determinar los costos promedio diarios adecuados para las comidas de los viajeros. Los viajeros de negocios individuales siempre deben tener en cuenta las políticas internas de sus compañías cuando cenan durante el viaje.
Fuentes
La Administración de Servicios Generales de los EE. UU. Establece anualmente las tarifas diarias que incluyen los costos de comida y alojamiento para los viajeros en asuntos del gobierno federal. Muchas empresas utilizan esto como una guía cuando establecen sus propias dietas o tarifas de reembolso aceptables para viajeros corporativos. Para los costos de las comidas, la Administración de Servicios Generales estudia varios miles de restaurantes cada tres a cinco años para informar sus tarifas y revisa regularmente las solicitudes de los viajeros para examinar si es necesario actualizar áreas específicas en el ínterin. A partir de la publicación de este artículo, esas tarifas oscilan entre $ 46 y $ 71 por día para el desayuno, el almuerzo y la cena. De manera similar, la Oficina de Asignaciones de EE. UU. Establece tarifas de comida por día para ciudades internacionales. Otras fuentes para establecer los alimentos por día incluyen Business Travel News, que encarga un estudio de restaurantes cada año por los costos de las comidas en 100 ciudades clave de viajes de negocios en los EE. UU. Esas tarifas tienden a ser más altas que las de la Administración de Servicios Generales, ya que representan las comidas y los cócteles en restaurantes de lujo. A partir de la publicación de este artículo, tenían un promedio de alrededor de $ 85 por día.
Geografía
Independientemente de la fuente, las tasas de alimentos por día tienden a fluctuar según la geografía. La Administración de Servicios Generales, por ejemplo, establece una tarifa estándar para los Estados Unidos continentales, pero también establece tarifas separadas en las ciudades que tienen costos de comida más altos. Las principales ciudades como Nueva York, Chicago, Los Ángeles y San Francisco permanecen en el extremo superior de las tarifas de comidas por día. En 2011, por ejemplo, el grupo asigna $ 71 para comidas diarias y costos adicionales en estas ciudades, en comparación con las tarifas estándar de $ 46. Las ciudades de segundo nivel generalmente tienen tasas de comida por día en medio de esos dos extremos.
Consideraciones
Las empresas tienen dos rutas generales cuando cubren los gastos de comida de los empleados durante el viaje: pueden establecer y emitir un viático directamente, o pueden reembolsar a los empleados directamente por los gastos incurridos durante un viaje. Si eligen emitir dietas basadas en los estándares de la Administración de Servicios Generales, pueden optar por un método "alto-bajo" simplificado en lugar de emitir dietas por cada geografía individual.En este método, las áreas de alto costo, las ciudades principales y algunas secundarias, reciben una tarifa diaria, y todas las demás áreas reciben una tarifa más baja. Debido a que los niveles de viáticos del gobierno en la mayoría de los casos no son adecuados para cubrir comidas más caras para los viajeros ejecutivos, muchas empresas optan simplemente por reembolsar los costos de las comidas, aunque a menudo también emiten límites informados por las tarifas diarias para mantener los costos bajo control.
Información sobre los impuestos
Las empresas que utilizan el promedio de viáticos de la Administración de Servicios Generales para alimentos y otros gastos de viaje obtienen una ventaja en la presentación de informes simplificados de acuerdo con las leyes fiscales del Servicio de Impuestos Internos. Si bien las compañías que reembolsan deben mantener los recibos detallados y otros datos de estos viajes, las que utilizan las tarifas de viáticos aprobadas solo necesitan mantener registros del viaje en sí, no recibos de gastos individuales del viaje. Si trabaja por cuenta propia, también puede usar las tarifas de viáticos para obtener orientación al deducir los gastos comerciales de sus impuestos. Puede deducir una parte de la asignación estándar para comidas, generalmente alrededor del 50 por ciento, como un gasto en lugar de mantener un registro de cada recibo de comida.
