En algún momento de su carrera, es probable que tenga que escribir un informe comercial. Un informe comercial generalmente trata un proyecto o componente particular de la compañía, presenta sus hallazgos y hace recomendaciones al lector previsto.
La planificación y la redacción de un informe empresarial adecuado que llegue a su público objetivo y motive a sus lectores requiere planificación, investigación y un compromiso con el éxito del informe. Si bien el estilo específico de redacción de informes de negocios que use debe reflejar su estilo personal y de escritura, así como la personalidad de la empresa, hay algunos consejos útiles para redactar informes que cualquiera puede usar.
Aclarar el propósito del informe
Pocos consejos para redactar informes son tan importantes como definir y aclarar el propósito del informe. Haga esto tan pronto como sea posible en el informe para que no pierda tiempo y energía con problemas innecesarios. Reúna toda la información necesaria para hacer un informe confiable. A veces, esto puede significar hablar con las personas involucradas, o puede ser tan involucrado como llevar a cabo un proyecto de investigación.
Ejemplo:
Este informe aborda las técnicas de marketing que hemos utilizado en los últimos cinco años para adquirir nuevos clientes. Sobre la base de un análisis de las técnicas, el dinero gastado y la cantidad de clientes nuevos que adquirimos de cada uno, me gustaría recomendar tres tipos específicos de marketing en el futuro.
Organizar toda la información relevante
Asegúrese de limitar su información al propósito del informe comercial. No permita que se amplíe el alcance del informe, ya que puede descarrilar el formato de su informe comercial. Si el propósito del informe es recomendar tres temas específicos de técnicas de marketing, manténgase enfocado en esas tres técnicas e información relevante.
Ejemplo:
Como verá en base a mi investigación, estas son las tres técnicas de marketing más importantes que recomiendo. Son los más rentables para atraer al mayor número de clientes nuevos.
Conozca el formato del informe de negocios Audiencia
Debe comprender a quién está escribiendo y para, y determinar la mejor manera de dirigirse a esta audiencia. Defina el tono, la actitud y el énfasis orientados hacia sus lectores. Si bien siempre debe ser profesional en su estilo de redacción de informes de negocios, el nivel de detalle que incluya puede variar según quién esté leyendo el informe.
Si escribe a ejecutivos corporativos de alto nivel, puede incluir números e investigaciones más definitivos y ser más detallado en sus descripciones. Si está escribiendo al equipo de marketing que entiende la jerga de marketing, puede usar un formato de informe comercial que tenga un tono más relajado y que se refiera a las técnicas que ha usado en el pasado.
Motiva a tu audiencia
Redacte el informe comercial con palabras fuertes que motiven a su audiencia. Cree oraciones efectivas y bien organizadas, pero manténgase fiel a su estilo personal de redacción de informes comerciales. Es posible que parte de su audiencia solo escanee el informe, así que elija un formato de informe comercial con puntos con viñetas, un montón de espacio en blanco, buenos titulares y subtítulos y párrafos cortos.
Ejemplo:
Tres técnicas de marketing asesino
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- Publicidad en el periódico local.
Revisión antes de enviar
Uno de los consejos más importantes para redactar informes es probar, editar y revisar antes de distribuir el informe. Hacer que un segundo juego de ojos lea el informe es una excelente manera de asegurarse de que su mensaje sea claro. Dése suficiente tiempo para editar y revisar el informe antes de la fecha de vencimiento. No apresures este paso. Cuando distribuya el informe, asegúrese de que todos los documentos y archivos adjuntos estén incluidos y que todos los reciban.
