Los fondos en garantía son montos depositados por un comprador o vendedor en una cuenta de garantía neutral, de terceros, donde los fondos se mantienen hasta la finalización de una garantía. Los fondos mantenidos en una cuenta de garantía se consideran fondos mantenidos en fideicomiso. Solo se pueden desembolsar previa autorización por escrito de todas las partes en un depósito en garantía. Las reglas estrictas se aplican al tipo de cuenta donde se deben mantener, así como a la gestión de registros involucrada.
Artículos que necesitarás
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Presentación de nombre comercial ficticio
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Número de identificación federal
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Resolución corporativa para configurar una cuenta.
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Sistema de contabilidad de doble entrada con libros de contabilidad subsidiarios.
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Depósito bancario inicial
Configurar una cuenta de fideicomiso
Póngase en contacto con un banco comercial para establecer una cuenta fiduciaria. La mayoría de los bancos comerciales ofrecen este servicio, así como los bancos comerciales. Es una cuenta separada que solo se puede utilizar para los fondos fiduciarios recibidos y desembolsados. La mayoría de los bancos solicitarán una declaración de presentación de nombre comercial ficticia si la cuenta de fideicomiso se configura a nombre de cualquier persona que no sea un individuo. También solicitarán un número de identificación federal para el negocio. Esto se obtiene del Servicio de Impuestos Internos. Si una corporación abre la cuenta, el banco requerirá una copia de la resolución corporativa que autoriza la creación de la cuenta. La cuenta también debe decir "cuenta fiduciaria" en el título.
Haga el depósito inicial a la cuenta de garantía. Las leyes estatales varían en cuanto a cuánto dinero puede depositar en una cuenta de depósito en garantía el propietario de la cuenta. Esto es para evitar la mezcla de fondos entre el propietario de la cuenta y los depósitos de los clientes. Por ejemplo, en California, el depósito máximo en una cuenta fiduciaria por parte de un propietario es de $ 200. Debe comunicarse con el departamento de corporaciones de su estado para determinar los límites que se aplican.
Configurar un sistema contable para la cuenta fiduciaria. El sistema debe contener un libro mayor que muestre todos los fondos depositados y retirados de la cuenta, incluidos los cargos y comisiones bancarias. El libro mayor también debe contener un libro auxiliar para cada transacción que tenga lugar. Por ejemplo, si se abre un depósito en garantía en la compra de una casa, se le debe asignar un número de identificación. Este número se ingresa en el libro mayor subsidiario, donde cualquier depósito o retiro en ese depósito debe registrarse por separado en el libro mayor subsidiario.
Mantenimiento de registros para fondos de garantía
Deposite los fondos recibidos en la cuenta fiduciaria de depósito. Siempre dé a los clientes una copia del recibo de los fondos que le dieron a usted y una copia de la boleta de depósito hecha al banco. Además, guarde una copia del depósito para sus registros.
Haga una entrada en el libro mayor que muestre los fondos recibidos, y también en el libro mayor auxiliar asignado a la transacción específica que se relaciona con los fondos depositados.
Balancee todos los libros mayores subsidiarios cada mes para que el total de todos los libros mayores subsidiarios sea igual al saldo del libro mayor general de la cuenta fiduciaria.
Desembolsar fondos de fideicomiso y equilibrar la cuenta
Para desembolsar fondos, escriba un cheque contra la cuenta fiduciaria pagadera a quien esté autorizado para recibir los fondos.
Haga una entrada en el libro mayor que muestre los fondos desembolsados, así como en el libro auxiliar que muestre el mismo desembolso.
Balancee la cuenta al final de la transacción asegurándose de que se muestre un saldo de cero en el libro auxiliar para la transacción. Por ejemplo, si durante el depósito en garantía se recibió un depósito por un monto de $ 5,000, entonces, cuando se cierre la transacción, este monto debe desembolsarse de manera que el saldo en la cuenta del fideicomiso para esa transacción sea cero.
Concilie la cuenta de fideicomiso con la cuenta bancaria al final del mes. Por ejemplo, el saldo en la cuenta de fideicomiso debe ser igual al saldo ajustado de la cuenta bancaria al final de cada mes. El saldo ajustado de la cuenta bancaria es el saldo final por el extracto bancario más cualquier depósito que aún no haya sido mostrado por el banco, menos los cheques que el banco aún no haya pagado.
Consejos
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Hay varios sistemas de contabilidad disponibles diseñados específicamente para cuentas fiduciarias. Comuníquese con su contador local o CPA para obtener asesoramiento sobre cómo establecer un sistema de registro de cuentas de fideicomiso.
Advertencia
Tenga cuidado de nunca mezclar sus fondos personales con los fondos de la cuenta fiduciaria. Esto significa no depositar dinero personal o de la empresa en una cuenta fiduciaria o retirar fondos fiduciarios para uso personal.
