Una vez que se completan, los formularios W-9 de sus proveedores, autónomos y contratistas no caducan. Sin embargo, el IRS requiere que se los reemplace cuando se modifica información específica, incluidos los cambios en los nombres, el tipo de entidad comercial o el número de identificación del contribuyente. Aunque no es requerido por el IRS, su empresa puede solicitar formularios W-9 actualizados con el fin de mantener registros precisos de sus proveedores de servicios.
Consejos
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Los formularios W-9 incluyen información fiscal importante sobre los proveedores de servicios de su empresa, y no caducan. Sin embargo, ciertos cambios en la información pueden resultar en la necesidad de un nuevo W-9.
El propósito de un W-9
Las empresas utilizan los formularios IRS W-9 para recopilar información de los contribuyentes de proveedores de servicios que no son empleados. Las compañías financieras también utilizan el formulario W-9 para informar los intereses gravables y los dividendos pagados a sus clientes. La información ingresada en el formulario se envía al IRS para documentar los pagos que la empresa ha realizado a trabajadores independientes, contratistas independientes y proveedores a los que se les pagó más de $ 600 por los servicios prestados en el transcurso de un año calendario. El IRS requiere que las personas completen el formulario con su nombre, dirección, número de identificación fiscal o número de Seguro Social y una firma. A los proveedores y contratistas independientes se les solicita el nombre de su empresa, el tipo de entidad comercial, un número de identificación de empleado y la firma del director. Todos los proveedores de servicios deben indicar si están exentos o no exentos de la retención de respaldo.
Cuando se requiere un nuevo formulario W-9
Para garantizar que los ingresos reportados por una empresa coincidan con la información presentada en las declaraciones de impuestos de sus proveedores de servicios, el IRS requiere el reemplazo de un formulario W-9 existente en algunas circunstancias. Se necesita un nuevo W-9 si el nombre de una persona cambia, como después del matrimonio; sin embargo, un cambio de dirección no requiere un reemplazo W-9. Otra razón sería si una empresa cambia de un tipo de entidad legal a otra. Por ejemplo, si un propietario único cambia a una LLC, se requiere un nuevo formulario W-9. De manera similar, un cambio de un número de identificación del contribuyente a un número de identificación del empleador requeriría un formulario de reemplazo.
Cambios en la retención de respaldo
El IRS puede dar instrucciones a una empresa para que retenga un porcentaje de los ingresos pagados a proveedores de servicios específicos. Esto se llama retención de respaldo. La empresa retiene el dinero y lo envía al IRS por motivos que pueden incluir pagos de impuestos insuficientes, un número de identificación fiscal incorrecto o la imposibilidad de proporcionar un número de identificación fiscal. El IRS requiere un nuevo formulario W-9 cuando se ordena a una empresa que inicie la retención de respaldo para un profesional independiente, un contratista independiente o un proveedor. El formulario de reemplazo debe indicar el cambio en la retención de respaldo de exento a no exento.
