Las funciones de las diferentes estructuras organizativas son regir las eficiencias y la productividad de una empresa. A menudo, es una cadena de mando en los negocios y la forma en que se estructuran las jerarquías y cada departamento lo hacen productivo o no. Una estructura organizativa "funcional" capitaliza las especialidades de los empleados y se aleja de tener generalistas que pueden desempeñar múltiples funciones.
¿Cuál es el propósito de la estructura organizativa?
Hay cuatro tipos principales de estructura organizativa, y cada uno tiene sus pros y sus contras. La razón por la que existen es para poner orden en el caos de los negocios. Sin una cadena de mando o un método aceptado de resolución de disputas, la anarquía puede reinar.
El dicho "el dinero se detiene aquí" se ha convertido en un cliché en el mundo de hoy, pero la estructura organizativa se trata de averiguar dónde se detiene el dinero y cómo. Incluso si no cree que tenga una estructura organizativa, sí. A veces solo crecen y se desarrollan orgánicamente con el tiempo, pero a menudo son deliberadas y planificadas.
Los cuatro tipos de estructuras organizativas son planas, matrices, divisionales y la estructura funcional mencionada anteriormente.
En última instancia, las estructuras influyen en las relaciones entre la gerencia y los empleados, cómo fluye la comunicación, dónde caen las responsabilidades y cómo la administración supervisa a la empresa. Incluso puede influir en cómo una empresa crece su mercado o expande su negocio.
La buena noticia es que las estructuras no están escritas en piedra, y se pueden modificar o modificar fácilmente a medida que las empresas crecen o se contraen con el tiempo.
Funciones de diferentes estructuras organizativas
Al igual que algunos proyectos de trabajo se benefician de la adopción de un flujo de trabajo específico, las organizaciones a menudo pueden tener un mejor desempeño cuando hay una organización estructural en funcionamiento.
Las organizaciones funcionales usualmente operan delegando trabajo específico a los departamentos que serán responsables de cualquier cosa y todo bajo ese paraguas. Por ejemplo, la contabilidad manejará los asuntos por pagar y por cobrar. El marketing se encarga del marketing, la publicidad y las promociones. Los recursos humanos se ocupan de la contratación, la incorporación y la contratación externa, la capacitación y otras tareas relacionadas con el personal.
Al elaborar un organigrama y sus funciones, cada departamento conoce su función, su cadena de mando y el flujo de trabajo que les es específico.
¿Qué es el diseño organizacional?
Al decidir sobre la estructura de una empresa, ese es el diseño organizativo. Se trata de evaluar cuáles son los objetivos de la empresa y luego crear una cadena de mando y una estructura organizativa que sea más productiva para alcanzar dichos objetivos.
Las mejores empresas no permanecen estáticas: se adaptan y cambian a medida que pasa el tiempo para que puedan cumplir mejor sus objetivos o diversificarse para nuevos mercados.
Digamos que una compañía de Hoboken, Nueva Jersey, tiene 47 años de experiencia en dominar la costa este de los Estados Unidos con cableado electrónico. Quizás tienen un nuevo objetivo de abordar el mercado asiático porque se ha abierto una puerta con una oportunidad fantástica. Los negocios como siempre no volarán al otro lado del Pacífico. Los diferentes flujos de trabajo, idiomas y costumbres requerirán que la compañía se adapte y se ajuste a las tradiciones comerciales esperadas en Asia.
Al rediseñar su estructura organizativa, la empresa puede crear nuevos departamentos y contratar nuevo personal que se adapte mejor a estas funciones. El departamento de marketing deberá contratar personal multilingüe y el equipo legal deberá conocer las leyes de cada nuevo mercado que se ingrese. Los negociadores y negociadores deberán comprender las costumbres y posibilidades en cada lugar. Todo esto se puede anticipar y planear creando una nueva dinámica organizativa que esté lista para enfrentar estos desafíos.
Cambiar las prácticas tecnológicas en una empresa, agregar una nueva gama de productos, abrir otra ubicación, todo esto podría beneficiarse de ajustar o rediseñar las estructuras organizativas existentes.
Ventajas de una estructura funcional
En muchos sentidos, las estructuras funcionales pueden ser extremadamente eficientes. Al enfocarse en las fortalezas de cada empleado y asignárselas a un departamento que capitaliza dichas fortalezas, la compañía a menudo se beneficia.
Estos departamentos son dirigidos idealmente por alguien con la capacidad y las habilidades para supervisar y agilizar todas las tareas a la mano. Al ser agrupados con otros que tienen el mismo conocimiento fundamental, a menudo hay un intercambio y un conjunto de cualidades que intercambian entre estos empleados, lo que puede ayudarlos a expandir sus talentos.
Esta es exactamente la razón por la cual áreas como la capacitación pueden ser de gran ayuda cuando las estructuras funcionales están en juego, ya que los empleados están rodeados de las habilidades que necesitan desarrollar.
También es la razón por la que la capacitación puede ir más lejos en formatos funcionales, ya que están desarrollando empleados que pueden estar allí a largo plazo. Debido a que los empleados trabajan en departamentos enfocados en sus especialidades, se puede percibir una oportunidad de crecimiento y desarrollo que puede fomentar la lealtad a largo plazo y disminuir la rotación.
Desventajas de una estructura organizativa funcional
El problema con las paredes es que, a veces, cuando suben, se quedan arriba. Algunas empresas funcionalmente divididas pueden sufrir problemas de comunicación debido a la percepción de que trabajan por separado con una buena razón, en lugar de ser simplemente un método de eficiencia. En estos casos, puede haber conflictos entre las necesidades de las diferentes divisiones. Quizás los recursos humanos y la división de TI necesitan asistencia del departamento de marketing, pero el marketing puede decidir internamente qué solicitud cumplirá en función de la conveniencia u otros factores. Obviamente, estas situaciones pueden ir mal, y depende de la administración derribar esos muros que causan disputas territoriales.
Al incluir especialistas en tareas para cada división, esto significa que los generalistas pueden ser pasados por alto. Un lado positivo de los generalistas es que a menudo pueden apreciar mejor la necesidad de comunicación intradivisional o tener una mejor visión de cómo una tarea beneficia a otra y así sucesivamente. Si los generalistas pierden su lugar en la empresa porque no se percibe que tengan habilidades suficientemente fuertes en ningún departamento, puede significar que la empresa pierde la valiosa diversificación y las cualidades de puente que estos jugadores aportan.
Los conflictos de gestión también pueden surgir en empresas con estructura funcional. Puede suceder que cada jefe de departamento tenga una visión miope de lo que conlleva el éxito, como que el desempeño de su departamento sea el criterio más importante para medir el éxito en lugar de considerar el panorama general. Cuando los puntos de referencia dependen del desempeño del departamento, también puede afectar el comportamiento de los empleados y puede obstaculizar tanto la innovación como la rápida toma de decisiones.
¿Cuándo son beneficiosas las estructuras funcionales?
Cuando las empresas son estables y no introducen constantemente nuevos productos, pueden funcionar bien como una organización funcional. Si la industria no está acostumbrada a los cambios frecuentes, existe una base de activos fijos, y estas son cualidades que se adaptan a las estructuras funcionales.
El tamaño de la empresa no se traduce necesariamente en si una organización funcional es beneficiosa para ella. Una tienda de llantas local puede hacerlo bien con una estructura funcional, pero Amazon.com también usa una estructura funcional. Es una cadena de mando vertical en juego en Amazon, para bien y para mal. Puede significar que a veces son más lentos para responder a los dilemas, pero también significa que existe una marca central sólida y un método de administración cohesivo entre todos sus departamentos a nivel internacional.
Las estructuras organizativas pueden ser de tipo inmobiliario, lo que es perfecto para hoy puede ser demasiado grande o demasiado pequeño para mañana. Es aconsejable reflexionar de vez en cuando sobre cómo se organiza una empresa, ya que un poco de modificación e innovación puede tener un impacto dramático en la productividad y el éxito.
