Los exitosos sistemas de gestión de registros almacenan de forma segura los registros y crean un método organizativo para la creación, el mantenimiento, el uso y la eliminación de registros. La creación y actualización continua de las pautas de administración de registros es esencial para mantener la integridad del sistema. Con las pautas para los requisitos de información, los métodos de entrada, los plazos de almacenamiento y las copias de seguridad, las normas de seguridad y los informes precisos, puede crear un sistema de gestión de registros eficaz.
Información
Desarrolle pautas para el tipo de información que su empresa quiere y necesita almacenar. Esto debe incluir contratos, archivos de empleados, documentos de incorporación, registros de clientes, datos regulatorios, registros financieros y cualquier otra información pertinente que necesite la empresa. Compile esta lista consultando a varios departamentos para garantizar la integridad y el cumplimiento de cada necesidad funcional. Revise la lista final con el asesor legal de su compañía para verificar que la información necesaria para cumplir con las obligaciones legales esté incluida en sus pautas de almacenamiento de gestión de registros.
Métodos de entrada
Diseñe una metodología para el registro de entrada para cada tipo de registro. Los registros pueden ser ingresados manualmente, importados desde sistemas complementarios o ingresados a través de un sistema de escaneo. Estos métodos de entrada deben ser confiables y seguros. Para intercambios electrónicos, coloque verificaciones de redundancia que aseguren transferencias precisas. Para la entrada manual, inicie un sistema de controles de calidad para garantizar la precisión.
Almacenamiento
Designe líneas de tiempo de almacenamiento para cada tipo de registro ingresado en el sistema. Los plazos deben tener en cuenta las obligaciones legales, las limitaciones del sistema de datos y la funcionalidad. Para los registros a los que se accede con poca frecuencia, considere un sistema de almacenamiento complementario que permita el acceso ocasional a los registros. Estos registros se pueden comprimir para minimizar las necesidades de almacenamiento. Almacenar registros fuera de su sistema de registros primario permite que los registros utilizados con frecuencia se extraigan más rápido. Sus pautas de administración de registros deben incluir procedimientos de respaldo de rutina y, preferiblemente, almacenamiento duplicado de registros críticos fuera del sitio.
Seguridad
Un plan de seguridad en profundidad es una parte esencial de su plan de gestión de registros. Agrupe los registros en grupos con clasificación de seguridad y asigne un acceso seguro y protegido por contraseña a los grupos de empleados adecuados. Este control de seguridad también debe aplicarse a quien tenga acceso para ingresar datos, realizar tareas de mantenimiento y usar o destruir registros. Revisar rutinariamente la autorización de seguridad para garantizar el cumplimiento de las obligaciones reglamentarias y de la empresa. Incorpore la autorización de seguridad en los procedimientos para empleados nuevos y en los procedimientos para empleados despedidos.
Informes
Los informes de rutina deben formar parte de su sistema de gestión de registros. Estos informes deben incluir listas de usuarios que han accedido a datos confidenciales, cualquier cambio en la autorización de seguridad, informes de errores para registros incompletos y registros que están sujetos a eliminación. Agregue informes para cualquier área de datos críticos.
