La presentación es un sistema antiguo que facilita la búsqueda de documentos. Estos documentos pueden incluir cartas, notas, registros financieros, informes y otras formas de correspondencia. Para lograr un sistema de archivo coherente y eficiente, debe emplear los procedimientos adecuados. Incluso en la era electrónica actual, las empresas y las oficinas en el hogar aún necesitan mantener archivos en papel.
Categorías
Agrupe sus archivos en categorías. La categoría principal será el encabezado principal, que representa todos los demás archivos que se colocarán debajo (subcategorías). Dependiendo del alcance de la categoría, puede abarcar todo el cajón del archivador. Por ejemplo:
Categoría: Registros de nómina 2014 Subcategorías: Registro de nómina Enero 2014 Registro de nómina Febrero 2014 Registro de nómina Marzo 2014
Continúa tus subcategorías hasta el final del año. Si su categoría llenará un cajón completo, haga una etiqueta y colóquela en el exterior del cajón; etiqueta las carpetas de subcategorías y colócalas dentro del cajón. Use carpetas colgantes para sus categorías cuando tenga varias categorías para un cajón y coloque las carpetas de archivos de subcategorías etiquetadas dentro de ellas.
Reglas de presentación
Las dos reglas básicas de presentación son alfabéticas y de fecha. Al realizar la presentación alfabética, el archivo de acuerdo con la letra del alfabeto. Para la fecha de presentación, archiva tus archivos más recientes en la parte superior. Hay varias reglas que se aplican a la presentación alfabética.
Cuando presente una solicitud por nombre, preséntela por la primera letra (es decir, Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Cuando el primer nombre sea idéntico, preséntelo por la segunda letra (es decir, Ace, Adele, Angie, agosto).
Archivo por apellido (es decir, Connor, Luke; Denver, Marion; Fullerton, JD; Schuster, AP).
Archivo por inicial cuando los apellidos son idénticos (es decir, Garrison, DC; Garrison, EF; Garrison, GH; Garrison, YB).
Use la primera letra del prefijo cuando el apellido contenga un prefijo (es decir, de la Hoya, GU; de Mark, DS; van der Roy, FH; van Under, PE).
Archivo por el primer apellido cuando hay dos (es decir, Anderson & Leiberman; Cypress & Florsheim).
Archivos de Mac, Mc, M 'como Mac; archivo St and Saint como Saint (es decir, MacIntyre, McKnight, M'Clever; o Saint Paul's, St. Mary's).
Mantenimiento de archivos
Una vez que su sistema de archivo esté correctamente colocado, debe mantenerlo. Tenga una bandeja designada para todos los documentos a archivar; No los mantengas tirados alrededor. No empaque las carpetas o cajones con archivos; Esto hace que sea más difícil extraerlos. Trate de hacer alguna presentación al menos una vez por día. Si diriges una pequeña empresa, hazlo una vez a la semana. Si tiene archivos que están desgastados por el uso, cree nuevos archivos para ellos. Coloque el papel no deseado en la papelera de reciclaje o en la trituradora. Si sus archivos son confidenciales, recuerde siempre bloquear los cajones.
