Cómo configurar una oficina. Al iniciar un nuevo negocio o cambiar de ubicación de oficina, configurar la oficina es un paso crítico. Su oficina es donde guarda todos sus documentos importantes y donde interactúa con los clientes. La configuración de una oficina organizada le permite dedicar más tiempo a su negocio y menos a preocuparse por los problemas de la oficina.
Busque propiedades de oficina disponibles en su ubicación deseada. Póngase en contacto con agentes de bienes raíces locales y compañías de administración de propiedades que sean propietarias de edificios de oficinas en el área para averiguar qué hay disponible para alquilar, arrendar o comprar. Si está iniciando un negocio, alquilar o alquilar un espacio de oficina es un enfoque más práctico.
Ver las propiedades disponibles. Compruebe que las propiedades tengan suficiente espacio para su negocio.Si va a reunirse con clientes en la oficina, el edificio debe ser atractivo y tener un estacionamiento adyacente al mismo. Revise los espacios para un montón de tomas de corriente y tomas de teléfono. Inspeccione los baños para ver si pueden satisfacer sus necesidades.
Elija una ubicación. Su ubicación debe estar a la altura de los estándares de construcción de la ciudad. Póngase en contacto con el departamento de Inspecciones de construcción de su ciudad para obtener información sobre los códigos de construcción para un edificio comercial. El alquiler y el seguro en el lugar que elija deben estar dentro de su presupuesto. Recuerde que puede mover su negocio en una fecha posterior si las finanzas lo permiten. Muchas empresas comenzaron en pequeñas oficinas y luego se trasladaron a espacios más grandes y agradables.
Decida exactamente cuántas personas necesitan trabajar en la oficina y cuánto espacio necesitan para hacer bien su trabajo. Si tiene una persona que realiza todas las tareas de contabilidad, necesita una oficina más grande con muchos gabinetes de relleno para acomodar el papeleo. Recepcionista y secretarias requieren menos espacio. Si tiene personal de ventas múltiple que trabaja fuera de la oficina, pueden compartir el espacio de oficina con los escritorios colocados uno detrás del otro o en las esquinas de la sala.
Configure todos los servicios públicos y el acceso a Internet para su oficina. Si tiene varias computadoras, organice un servidor de red para que pueda compartir información con otros en la oficina.
Compra de material de oficina y mobiliario. Si tiene un presupuesto ajustado, hay muchas tiendas de muebles de oficina en muchas ciudades grandes. Las tiendas como Office Depot y Wal-Mart tienen una amplia selección de escritorios y archivadores más baratos. Compre teléfonos de varias líneas para cada escritorio, si es necesario. Las sillas de oficina se pueden comprar usadas o nuevas. Compra computadoras para todos los empleados que las necesiten. Si tiene personal de ventas que entra y sale de la oficina, compre una computadora para que compartan. También necesita una impresora de red y archivadores para que los usen todos los empleados.
Compra de suministros de oficina. Compañías como Office Depot y Office Max dan cuentas de crédito a pequeñas empresas. Las cuentas ofrecen descuentos y la posibilidad de comprar en línea con el envío al día siguiente. Compre muchos bolígrafos, blocs de notas, papel para impresoras, clips, grapadoras, grapas y otros suministros de oficina que necesite.
Consejos
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Xerox ofrece impresoras gratuitas para empresas que imprimen una cantidad determinada de páginas cada mes, si la compañía acuerda comprarles tinta de impresora por un año.
