La elaboración cuidadosa de una respuesta a un correo electrónico comercial, ya sea de un cliente, prospecto, jefe o compañero de trabajo, puede marcar la diferencia para garantizar la reacción y respuesta deseadas.
Entender el escritor
Mire cuidadosamente quién escribió el correo electrónico, ya que esto desempeña un papel en el nivel de formalidad Solías responder. Por ejemplo, la experta en etiqueta de correo electrónico Lindsay Pollak sugiere responder a un correo electrónico que usa un lenguaje formal utilizando un lenguaje similar, formal y educado. Si el remitente usa un tono informal, use un tono más relajado, pero manténgalo profesional.
Determinar el resultado
Averiguar qué acción que quieres que el lector tome una vez que respondas. Por ejemplo, si está enviando una respuesta a un cliente potencial, desea que compren. Sin embargo, si le está enviando una respuesta a su jefe, quiere que ella piense que es profesional y capaz. Respuestas a las personas sobre problemas de servicio al cliente Debería resultar en un cliente feliz que sienta que sus necesidades fueron satisfechas.
Consejos
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Espere hasta que se haya calmado para responder a un correo electrónico controvertido.
Describe el resultado en la oración 1
Usa la primera oración de tu respuesta a describe lo que quieres lograr, sugiere Geoffrey James, editor colaborador de Inc. Por ejemplo, si un cliente envía un correo electrónico con una queja, use su primera oración para decir que desea resolver el problema para que el cliente se sienta satisfecho y satisfecho con la compra.
Haga sus puntos
Ahora es el momento de explicar cómo planea hacer que ocurra su primera oración. Utilizar pequeños párrafos para hacer tus puntos. James recomienda usar evidencia para respaldar las ideas que describe en su respuesta. Dependiendo del tema y de la acción necesaria, la evidencia puede ser tan simple como señalar un hecho o tan extensa como proporcionar múltiples detalles específicos del tema. Por ejemplo, si su jefe le pregunta por qué quiere que se apruebe un gasto, proporcione uno o dos datos sobre cómo la aprobación del gasto beneficiará al departamento o la compañía en general.
Proporcionar un llamado a la acción
Usa tu oración final para Replantea lo que quieres que haga el lector a continuación.. Esta oración debe ir de la mano con su párrafo inicial. Por ejemplo, para hacer feliz a su cliente, explique el paso que está dispuesto a dar para resolver el problema.
Cerrar sesión
Por último, utilizar palabras de firma, como "Mejor" o "Gracias", por lo que el destinatario sabe que ha llegado al final del correo electrónico, sugiere la escritora de Forbes Susan Adams. Agregue su nombre e incluya su firma comercial en todos los correos electrónicos. La firma debe incluir su nombre completo, nombre de la empresa e información de contacto, incluido el número de teléfono y la dirección del sitio web.
Consejos
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Revise y corrija la ortografía de su correo electrónico antes de presionar el botón "enviar". De lo contrario, los errores pueden hacer que se vea descuidado y poco profesional.
