Las cuentas por pagar de una pequeña oficina son una cuenta de pasivo corriente compuesta por obligaciones de deuda que deben pagarse dentro de los próximos 12 meses. Es importante que los documentos que respaldan estas deudas estén organizados para que los pagos de estas obligaciones se realicen a tiempo. El pago oportuno de las cuentas por pagar mantiene la capacidad crediticia de la organización y garantiza relaciones buenas y estables con los acreedores y proveedores.
Haga coincidir las facturas recibidas con su orden de compra y el documento de recepción o finalización del servicio. Existe una factura válida y pagadera cuando se creó un pedido de compra aprobado y se recibieron los artículos del pedido o se completaron los servicios. Cree carpetas por nombre de proveedor para guardar pedidos de compra, recibir documentos y otros documentos de respaldo.
Archivo de cuentas por pagar documentos por fecha de pago. Después de comparar las facturas con los documentos de respaldo, verifique la fecha de vencimiento y establezca una fecha de pago para la factura. Organiza las facturas en carpetas que representan cada día del mes. Cuando determine la fecha de pago de la factura, preséntela debajo de ese día. Una carpeta de acordeón, que no ocupa mucho espacio, puede usarse para mantener los documentos organizados; Cada pestaña puede representar un día del mes. Si una carpeta de acordeón es demasiado pequeña, considere usar archivos colgantes que brinden más espacio para el papeleo. Asigne solo el día del mes a cada carpeta o archivo; cuando finalice el mes actual, puede reutilizar estos archivos para el mes siguiente.
Incluya en su agenda diaria una revisión del archivo de cuentas por pagar de ese día. Si hay facturas archivadas en ese día, emita un pago de la factura y márquelo como pagado. La factura debe anotar la fecha de pago, el número de cheque o la identificación de la transacción, si se paga electrónicamente, el monto pagado y la identificación de la persona que procesó el pago.
Archivo de facturas pagadas en archivos creados para cada proveedor o acreedor. El archivo del proveedor debe contener todas las facturas pagadas desde el inicio del período contable o de 12 meses. Los documentos en este archivo respaldan los pagos realizados al proveedor. Si surge un problema en un pago o no se recibió el pago de un proveedor, esta documentación puede proporcionarle asistencia sobre cuándo se realizó el pago y los artículos que se pagaron o no se pagaron.
