Cómo escribir procedimientos y políticas

La clave para redactar procedimientos y políticas sólidos es hacer que los documentos sean lo suficientemente rígidos para documentar las reglas de la organización, pero lo suficientemente flexibles para que se puedan seguir fácilmente, casi sin desviaciones, ya que debe documentar cada pequeña desviación de su ruta diseñada. Es posible que escuche los procedimientos y políticas denominados SOP o procedimientos operativos estándar en muchas organizaciones. Estos documentos forman la columna vertebral de una organización, por lo que escribirlos bien ayudará a mantener el negocio en la ruta y garantizará que todos los empleados realicen los procedimientos estándar de la misma manera. Si trabaja en una industria regulada, como las compañías farmacéuticas o de biotecnología, los SOP sólidos son absolutamente críticos para el éxito de su negocio, ya que la Administración de Alimentos y Medicamentos analiza estos documentos por primera vez en cualquier auditoría.

Haga un borrador de los procedimientos y políticas que su organización necesita. Crear un breve resumen de procedimientos y políticas lo ayudará a organizar su escritura. Agrupar la política y los procedimientos por departamento puede ayudarlo a organizar sus ideas. Organice el esquema con los documentos más importantes al principio para que pueda priorizar la elaboración de los SOP. Después de todo, tiene que comenzar en algún lugar y comenzar con los medios más importantes de que al menos se harán. Es posible que tenga que revisar estos primeros documentos después de que se hayan escrito las SOPS de soporte. Es imperativo que las SOPS no entren en conflicto entre sí.

Divida los procedimientos y políticas individuales en las tareas separadas involucradas para completar cada documento. En su esquema, agregue sub-tareas para cada documento para que los pasos sean claros, lógicos y en orden. De esta manera, los documentos casi se escriben solos. Sin embargo, asegúrese de agregar solo los pasos más amplios. Si escribe sus SOPS demasiado detallados, hay muchas posibilidades de tener desviaciones. No es una buena cosa.

Entrevistar al personal que realiza las tareas. No pase por alto el valioso aporte de los empleados que actualmente realizan las tareas. Los SOP deben documentar cómo se hacen las cosas y estas son las personas que saben. Por lo tanto, pida a los trabajadores y no a los gerentes que realicen algunos trabajos de redacción de documentos. Siempre pueden ser reforzados por un escritor técnico.

Complete su esquema con procedimientos más detallados para que su personal los siga. Es una buena práctica mantenerlo simple al escribir políticas y procedimientos. También es una práctica ampliamente aceptada escribir en el nivel de EE. UU. De quinto grado; esto significa que un alumno de quinto grado debe poder leer y comprender cada palabra.

Decida quién aprobará los procedimientos y las políticas. El cierre de sesión debe contener algunos nombres de alto nivel para que los jefes sepan cómo se están haciendo las cosas. Algunas organizaciones ejecutan todas las políticas y procedimientos a través del departamento de recursos humanos o su rama legal para garantizar que no se violen las leyes.

Llame a una reunión de revisión para reunir a todos los firmantes en una sala para discutir la política. Si es posible, reunir a todas las partes en una sala para tener una discusión sobre una política específica hará avanzar el documento a un ritmo mucho más rápido que pasarlo por alto y pedir comentarios. Si realmente desea acelerar el proceso, establezca el objetivo de que el SOP se cierre al final de la reunión.

Firme, feche, controle la versión y haga circular los procedimientos y políticas finalizados. Considere dar a cada empleado un manual del empleado que pueda actualizarse con los documentos revisados según sea necesario. De hecho, cree una política y un procedimiento para el manejo de los cuadernos, incluida la auditoría periódica de los manuales de los empleados para garantizar que todo el personal esté actualizado.

Revise los SOP aprobados existentes en un horario. Cada SOP debe revisarse anualmente o, como mínimo, cada dos años para asegurarse de que las prácticas y políticas no hayan cambiado. Asegúrese de obtener firmas y fechas nuevas para que, si se audita, haya un rastro claro en papel de las versiones anteriores.