La preparación de un informe de recursos humanos requiere el conocimiento de todas las disciplinas en el campo de recursos humanos, así como una comprensión de las necesidades del lugar de trabajo, los logros y la estrategia empresarial. Los informes de recursos humanos pueden tener el mismo propósito que una auditoría de recursos humanos. En una auditoría de recursos humanos, los registros de empleo, las proyecciones, las tendencias y la administración son secciones importantes para determinar el retorno de la inversión en las actividades del departamento de recursos humanos.
Discuta con su director de recursos humanos o con el director ejecutivo de la empresa el propósito de un informe de recursos humanos. Determine si el informe debe abordar un área específica, algunas o todas las funciones del departamento de recursos humanos. Pregunte quién recibirá el informe, ya que eso puede determinar qué tipo de información confidencial debe divulgarse.
Solicite datos del censo de empleados a su personal de sistemas de información de recursos humanos o al gerente de TI. Según lo que cubra su informe de recursos humanos, es posible que necesite que los datos se clasifiquen de acuerdo con diferentes variables, como la tenencia y el rendimiento, el departamento o la división y el salario. Si está elaborando un informe con el fin de examinar su política de empleo de igualdad de oportunidades, será necesario realizar una clasificación adicional basada en la raza, el sexo, la edad, el estado de veterano y la discapacidad.
Revise los datos de los empleados para verificar su exactitud e integridad. Haga correcciones y, si es necesario, solicite una versión corregida del informe del censo de empleados. La información como la posición del empleado, la tenencia, la raza, el sexo, las tareas del departamento, la asistencia y el desempeño debe ser precisa para producir un informe completo.
Reúna copias de formularios de empleo. Un informe completo de Recursos Humanos aborda las políticas y los procesos, por lo tanto, revise los formularios utilizados para cada tipo de acción de empleo. Reúna solicitudes, formularios de evaluación de reclutadores, documentos de evaluación de desempeño, informes disciplinarios y de quejas, formularios de información confidencial de los empleados y una copia de su manual para empleados.
Componga un esquema de las áreas de enfoque. Las áreas sugeridas incluyen: legislación que afecta los cambios a los beneficios de los empleados; tendencias de empleo pertenecientes a la fuerza laboral multigeneracional; capacitación y desarrollo para la planificación de la sucesión; Las oportunidades de desarrollo profesional y promocional han demostrado ser efectivas en su lugar de trabajo; y, análisis de la facturación de la empresa en comparación con otras industrias y negocios.
Realice una investigación sobre las áreas que desea analizar. Lea artículos, estadísticas, datos y revistas comerciales para obtener información sobre las mejores prácticas de recursos humanos para cada área de enfoque. Prepare un archivo para cada tema y coloque su investigación e información relevante sobre su lugar de trabajo en cada archivo. Organizar su investigación y sus datos de esta manera hace que sea más fácil enfocarse en un tema a la vez.
Construya un análisis escrito para cada área de enfoque - un área a la vez. Idealmente, su análisis contendrá una explicación de los datos del lugar de trabajo, una comparación de los datos con las prácticas pasadas y las tendencias actuales del empleo y una recomendación para mejorar en cada área de recursos humanos y funciones de empleo.
Redactar una introducción a su informe de recursos humanos. Explique el propósito del informe, a quien se distribuye el informe y los resultados deseados. Componga su borrador con la mayor cantidad de detalles posible, pero mantenga la introducción completa en aproximadamente tres páginas. Generalmente, se prepara un resumen ejecutivo bien elaborado después de completar el informe, de manera muy similar al resumen ejecutivo de un plan de negocios. El lector debe poder leer su introducción y comprender el tema de cada sección del informe.
