El desarrollo del presupuesto de un departamento requiere una comprensión profunda del proceso y del departamento en cuestión. Considere un presupuesto departamental como un plan de gastos para el próximo año fiscal. Al preparar el papeleo preliminar, tenga en cuenta las variables relacionadas con los ingresos y gastos, permitiendo un colchón si las cifras de ingresos proyectadas no se materializan. Un presupuesto sólido y viable es tan bueno como los números introducidos por los arquitectos del producto final.
Establecer objetivos razonables para el próximo año fiscal. Las cifras preliminares deben incluir expectativas para el futuro inmediato del departamento. Si bien estos cálculos iniciales tienden a bordear el lado optimista, haga un esfuerzo por mantenerse realista con el pronóstico de los números. Recuerde que los presupuestos son un trabajo en progreso, que requieren ajustes a lo largo del año, por lo que es mejor a largo plazo presentar expectativas sensatas.
Buscar la entrada Consulte con otros miembros del departamento, especialmente aquellos que están más familiarizados con la operación diaria de la oficina, antes de comprometerse con cualquier figura permanente. Haga de los empleados un factor esencial del progreso del presupuesto. Después de todo, están en primera línea en cualquier entorno empresarial y, en general, tienen una visión excepcional sobre lo que funciona y lo que no funciona.
Analizar el flujo de entrada. Las expectativas realistas de ingresos requieren un análisis de los presupuestos anteriores. Antes de ingresar números preliminares, compare las cifras de mes a mes, de trimestre a trimestre y de año a año del año anterior. Si hubo una circunstancia excepcional relacionada con los números del año pasado, retroceda dos años. Busque tendencias que impacten los ingresos. Considere el gasto de vacaciones si el negocio es minorista en la naturaleza. Mire el primer trimestre del año anterior si la empresa maneja las declaraciones del impuesto sobre la renta. Sea cual sea el área de especialización de la empresa, tenga en cuenta los factores específicos de la empresa que impulsan o devastan el flujo de efectivo entrante. Reunir esta información hace que el flujo de efectivo del presupuesto sea un proceso mucho más simple.
Analizar el flujo de salida. Los gastos inesperados pueden socavar cualquier presupuesto. Para mantener al mínimo a los que rompen el presupuesto, eche un vistazo de cerca a los presupuestos anteriores para determinar las tendencias. Considere el personal. ¿Alguien se retira? ¿Son los despidos una posibilidad? Si se prevé la contratación, ¿qué pasa con la capacitación y otros costos asociados con un nuevo empleado? Tenga en cuenta la edad del equipo al calcular los gastos. Pregunte si las computadoras, las impresoras o las fotocopiadoras deben actualizarse en el próximo período presupuestario. Si es así, obtenga estimaciones firmes sobre los costos de reemplazo antes de enviar el producto final para su revisión. Si el inventario de almacenamiento forma parte del presupuesto del departamento, tenga en cuenta no solo el costo del stock, sino también el costo por pie cuadrado para alojarlo y el personal y el equipo necesarios para administrar el producto. En resumen, analice cada detalle para hacer que el producto final funcione durante todo el año.
Preparar el presupuesto. Como último paso en la preparación del presupuesto final, consulte con los gerentes de otros departamentos. Su aporte podría tener consecuencias para el presupuesto de su departamento. Mirar hacia el futuro es el objetivo principal de cualquier presupuesto. La preparación del presupuesto del departamento se convierte en una tarea sencilla si las bases necesarias para su finalización se establecen de antemano. También tenga en cuenta que un presupuesto es un documento maleable, uno que es coherente con los objetivos de la empresa y se ajusta fácilmente si es necesario.
