Los contadores trabajan una variedad de datos cada día, desde datos financieros hasta cantidades de inventario y horas de trabajo. Para utilizar los datos, el personal de contabilidad necesita una ubicación para almacenar los datos. La ubicación donde una empresa almacena sus datos contables se denomina sistema de información contable. La mayoría de las compañías incorporan tecnología informática para albergar estos registros y permiten a los usuarios acceder a estos registros.
Los datos contables
Los datos contables se componen de datos financieros y no financieros. Los datos financieros proporcionan los detalles de la información reportada en informes contables, estados financieros y solicitudes gubernamentales. Además de los informes, los contadores mantienen una documentación de respaldo que puede usarse para verificar los números informados. Los datos no financieros consisten en cantidades de ventas, volúmenes de producción, horas de trabajo y descripciones de activos. Los datos no financieros apoyan los números financieros reportados. Las cantidades de ventas proporcionan detalles para las ventas totales. El volumen de producción proporciona detalles para las cantidades de inventario. Los datos de la hora de trabajo proporcionan detalles para la nómina. Las descripciones de los activos proporcionan detalles de los bienes y equipos informados.
Sistema de informacion
Un sistema de información proporciona el almacén para compilar todos los datos necesarios en una empresa. Los sistemas de información necesitan una organización sólida para permitir a los usuarios acceder a la información que necesitan sin proporcionar acceso a información confidencial más allá de sus necesidades. Muchas empresas compran programas de software para gestionar sus necesidades de sistema de información. Otras compañías emplean programadores de computadoras para construir un sistema de información que satisfaga sus necesidades específicas.
Sistema de información contable
Un sistema de información contable es un sistema de información creado para satisfacer las necesidades específicas del departamento de contabilidad. El departamento de contabilidad maneja una variedad de piezas confidenciales de información. Las tasas laborales por hora y los salarios anuales, junto con la información del personal privado, requieren acceso limitado dentro del departamento. Los precios de venta al cliente deben permanecer confidenciales, especialmente cuando diferentes clientes pagan tarifas diferentes por productos similares. El conocimiento de los costos de fabricación debe permanecer interno para que los competidores no intenten subvalorar la empresa. Con cada uno de estos ejemplos, solo los empleados seleccionados necesitan acceso a la información. Un sistema de información contable debe proporcionar el mecanismo para que los empleados seleccionados puedan recuperar cierta información con la que deben trabajar, pero no información fuera de su alcance de responsabilidad.
Usos
Además de mantener la confidencialidad, los sistemas de información contable proporcionan a los usuarios informes creados para sus necesidades específicas. Los sistemas de información contable también permiten a los usuarios descargar información en hojas de cálculo. En una hoja de cálculo, el usuario puede seleccionar datos específicos para satisfacer sus propias necesidades.
