El propietario de un negocio abre una empresa, contrata empleados, vende productos a los clientes y paga las facturas. Pero, ¿está obteniendo algún beneficio? ¿Tendrá la cuenta bancaria suficiente dinero para pagar todas las facturas? ¿Hay suficientes materias primas en el inventario para satisfacer la demanda de los productos? El propietario no sabe porque no tiene ningún tipo de sistema de informes que le diga qué está pasando en su negocio. Aquí es donde un sistema de información de gestión se vuelve esencial.
Consejos
-
Un sistema de información de gestión proporciona los datos para identificar las áreas que no funcionan y conduce a una mejor productividad y eficiencia del negocio, una mejor toma de decisiones, una mejor comunicación y mejores datos y un mejor conocimiento de las necesidades del cliente.
¿Qué es un sistema de información de gestión?
Los contables preparan los registros de impuestos, prestamistas y accionistas. Pero, este tipo de información no es particularmente útil para fines de gestión.
Un sistema de información gerencial proporciona la información que los gerentes necesitan para tener una idea de cómo se está desempeñando su negocio. Estos sistemas recopilan datos sobre diferentes áreas de una empresa, como:
- Recursos humanos
- Ventas y marketing
- Control de inventario
- Beneficios
- Gastos
- Deudas
- Flujos de documentos
- Impuestos
- Saldos en efectivo
- Cuentas por cobrar
- Cuentas por pagar
¿Qué tipo de datos proporciona un MIS?
MIS va más allá de los informes estándar preparados por los contadores. Los propietarios necesitan tener información más específica, como los siguientes ejemplos:
- ¿Cuántas cuentas por cobrar están vencidas?
- ¿Cuál es la ganancia bruta de los widgets azules de la compañía?
- ¿Cuántos días se perdieron debido a enfermedades de los empleados?
- ¿Cuánto dinero hay en la cuenta bancaria de la empresa?
- ¿Cuál es la cantidad de pedidos en espera de envío?
- ¿Cuánto fueron las ventas la semana pasada o el mes pasado?
Este es el tipo de información que los gerentes quieren administrar sus negocios. Necesitan información que identifique cualquier área problemática que requiera atención. Las áreas problemáticas son aquellas en las que el rendimiento real se ha desviado del nivel esperado y necesitan acciones correctivas para volver a ponerlas en curso.
Los informes de MIS se organizan para que los gerentes puedan evaluar fácilmente varios aspectos del desempeño de una empresa. Los gerentes especifican las métricas que quieren ver regularmente. Es como mirar los instrumentos y los indicadores en el tablero de un automóvil, pero estos indicadores MIS están alineados en la parte frontal del escritorio.
¿Cuáles son los beneficios de un MIS?
No tener un MIS efectivo y funcional deja a los gerentes adivinando en la oscuridad. Los empleados están ocupados pasando sus días de trabajo sin dirección ni propósito. Un sistema de información de gestión proporciona los datos para identificar las áreas que no funcionan y lleva a los siguientes beneficios:
Ayuda a lograr un mayor nivel de eficiencia: Los gerentes tienen la información necesaria para identificar las fortalezas y debilidades de una empresa.
Mejora la calidad de las decisiones: Una mejor disponibilidad de información reduce la incertidumbre y permite a los gerentes tomar decisiones más racionales basadas en datos confiables.
Promueve mejores comunicaciones entre departamentos en un lugar de trabajo: Cuando los gerentes, jefes de departamento y empleados comparten la misma información, existe una mejor comunicación entre ellos para identificar las áreas problemáticas y encontrar soluciones mutuamente aceptables.
Proporciona una plataforma para explorar diferentes escenarios para diversas alternativas y entornos económicos: La administración puede explorar varias alternativas para ver los posibles resultados antes de tomar decisiones y compromisos.
Mejora la productividad de los empleados: Los empleados son más productivos porque no tienen que dedicar tiempo a recopilar los datos que desea la administración. Un MIS bien diseñado reunirá todos los datos sin más aportación de los empleados.
Fortalece la ventaja competitiva de una empresa: Dirigir un negocio más eficiente al reducir y eliminar las debilidades y las áreas de bajo rendimiento aumenta la ventaja competitiva de una empresa sobre sus rivales.
Revela más datos sobre los clientes: Con más datos sobre las necesidades de los clientes, la administración puede mejorar el servicio al cliente y diseñar campañas de marketing y promoción más efectivas.
Un sistema de información de gestión es esencial para cualquier propietario de una pequeña empresa que se tome en serio la mejora del rendimiento de su empresa. Sin un buen MIS, los gerentes administran mediante prueba y error en lugar de tomar decisiones inteligentes basadas en un análisis cuidadoso de los datos.
