Asesorar a un empleado sobre el olor corporal es una de las tareas más incómodas que enfrentan los gerentes y los profesionales de recursos humanos. Las conversaciones de olor corporal rara vez son fáciles. Sin embargo, el hecho de no abordar el olor corporal puede crear un entorno de trabajo incómodo para los compañeros de trabajo y los clientes. Las conversaciones sobre el olor corporal deben abordarse con empatía, cuidado y total confidencialidad. Es importante recordar que el olor corporal puede ser causado por una variedad de factores, no solo por una mala higiene.
Preparar una reunión privada
Asegúrese de tener una descripción precisa del problema. ¿Es una ocurrencia regular o intermitente?
Asegurar un área privada para llevar a cabo la reunión.
Imprima la política de código de vestimenta de su organización y resalte las áreas aplicables.
Programar la reunión.
Crear un plan de acción
Explique el propósito de la reunión al empleado. Discuta en términos generales la información que ha recibido. No comparta los nombres de los empleados que informaron el problema.
Pregunte por los comentarios del empleado. ¿Están conscientes del problema y / o saben qué puede estar causando el olor corporal?
Si el olor es una condición médica, es necesario que realice una adaptación razonable según la Ley de Estadounidenses con Discapacidades. "Cuando los individuos con olor corporal no pueden reducir el olor corporal ofensivo a un nivel aceptable, los empleadores pueden considerar proporcionar a una oficina privada un sistema de purificación de aire, usar productos que absorban olores en el entorno laboral o permitir el trabajo desde casa", según a la Oficina de Políticas de Empleo para Discapacitados, una división del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos.
Si el olor no es el resultado de una condición médica, determine la causa a través de la comunicación con su empleado.
Si el empleado no conoce la causa, pídale que revise activamente su dieta, ropa e higiene durante los próximos dos o tres días. Programar una reunión de seguimiento. Una vez que haya identificado una posible causa, cree un plan de acción.
¿Se puede abordar el problema con algo tan simple como un nuevo desodorante o con descansos flexibles en el baño? ¿Un cambio en la dieta? Haga un seguimiento con los empleados que informaron inicialmente el problema. Asegúreles que se han dado pasos hacia la resolución.
Seguimiento de 14 días
Programe una reunión de seguimiento con el empleado, independientemente de la causa del problema. Si el olor corporal es el resultado de una condición médica, discuta los pasos que la compañía ha tomado para abordar el problema. Si no es una condición médica, discuta los pasos que el empleado ha tomado hacia la resolución. Revise cualquier ayuda que la compañía haya proporcionado. Recuérdele al empleado que continúa estando disponible para ellos en caso de que necesiten ayuda para resolver el problema.
Haga un seguimiento con el (los) empleado (s) informando para asegurarse de que el problema se haya resuelto.
Documente la queja original, los resúmenes de las reuniones, los pasos tomados hacia la resolución y sus notas de seguimiento. Guarde todo en un archivo confidencial, lejos del archivo personal.
Consejos
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Siempre que sea posible, lleve a cabo su reunión fuera del horario comercial para garantizar la máxima confidencialidad.
Advertencia
Por muy tentador que sea ignorar las quejas por el olor corporal, no hacerlo puede reducir la moral de los empleados, el ausentismo y la posible rotación. Además, si el empleado está en un rol de servicio al cliente, usted corre el riesgo de quejas de los clientes.
