Los sistemas de información de gestión exitosos agregan información de la compañía y la organizan de una manera que permite el acceso y reporte de datos eficientes. La mayoría de los sistemas se personalizan en función de las necesidades y funciones de una empresa individual y están compuestos tanto de hardware como de software. Los sistemas de información de gestión se pueden diseñar para realizar una función específica, como el procesamiento de pedidos, o se pueden construir en torno a múltiples subsistemas que cubren la mayoría de las funciones empresariales. La clave para construir sistemas de información de administración efectivos es entender cómo opera una empresa y establecer un sistema que mejore la usabilidad de los datos y optimice los procesos de negocios.
Analizar procedimientos de negocios y crear un mapa visual de todos los sistemas de negocios. Lleve a cabo entrevistas con los gerentes comerciales y empleados para comprender cómo se recopila, procesa y utiliza la información. Analice los resultados del producto y luego rastree todos los pasos utilizados para crear productos y servicios. El objetivo es tener una sólida comprensión del negocio en general y los sistemas existentes.
Determine todos los datos que deben capturarse en el sistema de información de gestión. Incluya todos los datos que se ingresan manualmente, los datos que se importan de fuentes externas, como los distribuidores, y la información necesaria para ejecutar el negocio. Revise todos los informes existentes para establecer cómo se agregan y difunden los datos. Para cada punto de datos, observe el tipo de información recopilada y los requisitos, como la longitud de los datos.
Identifique el hardware y el software necesarios para crear un sistema de información de gestión eficaz. Por lo general, el sistema necesitará una base de datos sólida, interfaces personalizadas para la interacción de los empleados, características de seguridad integradas, como acceso a la contraseña e informes. Publique un documento de requisitos del sistema que describa las necesidades y los objetivos del sistema inicial. Revise la propuesta con los ejecutivos de negocios y la gerencia para asegurarse de que satisfaga sus necesidades.
Adquirir software y hardware necesarios. Elija equipos que tengan la capacidad suficiente para cumplir con los requisitos iniciales y que tengan potencial de expansión. Trabaje con el personal de desarrollo de software que puede modificar o crear el software para incluir el procesamiento del flujo de trabajo, las pantallas de entrada de datos, los informes diarios y el análisis de datos de resumen a largo plazo.
Probar el sistema. Durante el desarrollo, programe cronogramas frecuentes de prueba del sistema y puntos de control del proyecto para garantizar la calidad, minimizar errores y mantener el proyecto en marcha. Estas pruebas ayudan a minimizar los errores del sistema y garantizan el cumplimiento de las especificaciones del proyecto. Siempre que sea posible, solicite asistencia de prueba de los usuarios finales del sistema.
Lanzar el sistema de gestión de la información y realizar la formación. La capacitación debe realizarse en todos los niveles del negocio para garantizar que el sistema se esté utilizando correctamente. Supervise cuidadosamente todas las partes del sistema y corrija cualquier error o problema rápidamente. Una vez que el sistema esté instalado, establezca los procesos de mantenimiento del sistema y revise las actualizaciones deseadas con la administración.
Consejos
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Crear planes integrales para minimizar los problemas de implementación.
Advertencia
Prepárese para solicitudes adicionales del sistema por parte de la administración durante la implementación a medida que descubren problemas de diseño o problemas de interacción con el sistema.
