La gestión de contratos se refiere a un sistema que utilizan las organizaciones para supervisar las relaciones con otras empresas que proporcionan productos y servicios. Cada agencia aborda la gestión de contratos de manera diferente. Por ejemplo, los sistemas de gestión de las agencias gubernamentales deben cumplir con las normas y leyes aplicables. Las empresas privadas y sin ánimo de lucro gozan de mayor flexibilidad.
Valor
Un objetivo principal para la gestión de contratos se refiere al concepto de valor. Una organización recurrirá a la gestión de contratos cuando crea que un proveedor externo está mejor equipado para entregar el producto o servicio. El valor debe existir no solo en la mente del liderazgo de la organización sino también en los ojos de los clientes y accionistas. Los contratistas que no ofrecen suficiente valor no pueden renovar sus contratos. Para algunos departamentos de gestión de contratos, el valor se mide en términos de calidad en relación con el costo.
Productividad
El concepto de productividad contractual se relaciona con el concepto de valor. Una organización examinará la cantidad (en términos numéricos) que el contratista puede producir o a cuántos clientes puede atender. Si la productividad es alta, será ventajoso continuar trabajando con el contratista. Si la productividad es inferior a la esperada, será ventajoso utilizar los términos del contrato para alentar al contratista a mejorar la productividad o encontrar un contratista diferente tan pronto como sea legalmente posible.
Conformidad
El cumplimiento del contrato es imperativo. Si bien una organización puede creer que el contratista está obteniendo un buen valor, ya que utiliza medidas de productividad, calidad y otros factores, también debe garantizar el cumplimiento. Un sistema de gestión de contratos garantiza que cada contratista cumpla todas sus promesas en un contrato legal, como proporcionar la documentación adecuada, cumplir con los plazos, demostrar la responsabilidad, informar datos financieros y cumplir con las regulaciones. Si una organización no puede confiar en un sistema de gestión de contratos u oficina para garantizar el cumplimiento por parte de los contratistas, no está logrando sus objetivos principales de gestión de contratos.
