Las reuniones se llevan a cabo en cualquier lugar donde haya gente. Iglesias, escuelas y empresas celebran reuniones por una razón u otra. Cuando se toman los minutos correctamente, se pueden transmitir fácilmente a otros miembros de la reunión que necesitan escuchar algo específico nuevamente, especialmente uno o dos días después de la reunión. Por mucho que lo intentemos, nunca recordaremos todo. Es por eso que tomar las actas correctamente en una reunión es tan importante.
Tomando minutos
Verifique si su negocio, iglesia o escuela tiene un formato requerido para tomar las actas de las reuniones. Algunos lugares de negocios tienen una determinada forma en que les gusta hacer las cosas, incluso si varía un poco de la norma. Asegúrate de seguir el formato solicitado.
Siéntate en un lugar donde puedas ver y escuchar a todos. Es difícil escribir los minutos cuando buscas quién dijo qué. Sentarse en una ubicación central es mejor si la habitación es bastante grande y no tiene amplificación. Siéntese en la parte delantera de la sala cuando grupos grandes usan micrófonos.
Escriba la fecha en su papel. Tenga su papel y bolígrafo listos antes de que comience la reunión para evitar que se pierda algo importante al principio. Además, escriba si esta reunión es sobre un tema o problema específico. Además, apunte rápidamente la disposición de los asientos si los miembros son relativamente pocos. Esto también te ayudará más tarde cuando tomes nota de quién dijo qué.
Graba a todos los que están allí. Asegúrese de anotar el responsable de la reunión, así como aquellos que no pudieron asistir por alguna razón u otra. Si es posible, prepare un resumen del tema de antemano para darle algo a seguir mientras toma minutos durante la reunión.
Escriba quién dijo qué, ideas o discusiones temáticas y decisiones sobre esas discusiones. Si se lleva a cabo una votación, escriba quién presentó la votación, quién la secundó y también cuál fue el resultado de la votación, como por ejemplo 4 no's a 9 yes's.
No grabe absolutamente todo lo dicho durante la reunión. Simplemente escriba las ideas y los temas en resumen. Te volverás loco si intentas anotar cada palabra que dice cada persona.
Vuelva a copiar sus minutos tan pronto como sea posible después de la reunión. Esto evita errores y pérdidas de memoria. Asegúrese de volver a revisar su ortografía antes de imprimir los minutos y entregarlos a los que asistieron a la reunión.
