Ya sea que se trate de una reunión de empleados o una que involucre a gerentes, empleados, directores ejecutivos e inversionistas, alguien debe estar allí para registrar la reunión y compartir la información con otros que no estuvieron presentes. Y como los recuerdos pueden ser cortos, las actas de la reunión también sirven como un recordatorio para los presentes sobre los temas discutidos, las decisiones tomadas y las acciones que las personas deben tomar. Debido a que las actas sirven como una guía para futuros negocios, es importante organizarse e incluir la información correcta. Eso comienza con herramientas confiables.
Elige tus herramientas
Cuando se trata de elegir herramientas, seleccione las que mejor funcionen para usted y le permitirá estar al tanto de lo que sucede en la reunión y tomar notas coherentes. Para algunas personas, eso es una computadora portátil o una tableta; Para otros, es un cuaderno y un bolígrafo. Tener un dispositivo de grabación como una grabadora de voz o un teléfono inteligente con una aplicación de grabación también puede ayudarlo a revisar la reunión más adelante. Si está utilizando un teléfono inteligente, tableta o computadora, desactive todos los sonidos, juegos o aplicaciones de redes sociales para no interrumpirse durante la reunión. Esas herramientas pueden ayudarlo a tomar notas más rápido, pero siempre debe tener un cuaderno y unos bolígrafos o lápices a mano como respaldo.
Usar una plantilla
El desarrollo de una plantilla puede ayudarlo a ahorrar tiempo, ya que no tendrá que pasar momentos preciosos durante la reunión escribiendo los temas tratados. Los programas de computadora, incluido Microsoft Office, ofrecen plantillas para reuniones de negocios que puede usar, o puede desarrollar su propio documento en blanco utilizando la agenda que reciba antes de la reunión. Estas plantillas suelen tener secciones que incluyen "Asistentes", "Elementos de acción", "Nuevos negocios", etc., pero consulte con su empleador para averiguar si se requieren otros elementos, como los nombres de los accionistas que asisten, los nombres de Los invitados y la ubicación de la reunión. En la parte superior de cada sección, cree un pequeño cuadro con la palabra "Tiempo", para que pueda anotar la hora en que comenzó la sección. En una computadora, guarde la plantilla en Word u otro formato editable, dejando algunos espacios en blanco en cada sección. Si está creando una plantilla para imprimir y luego rellenar a mano, deje suficiente espacio en cada sección. Cuando escribe notas a toda prisa, a menudo escribirá más grande y ocupará más espacio del que tendría si tuviera más tiempo.
Qué incluir y qué omitir
El propósito de tomar minutos en una reunión no es registrar cada cosa que la gente discute, sino que para registrar las cosas que sucedieron, sugiere "Reglas de orden de Robert", un libro breve que describe cómo manejar las reuniones parlamentarias. Este libro es a menudo utilizado por organizaciones sin fines de lucro y empresas como una guía para organizar reuniones. En términos de notas de reuniones, no pierda el tiempo escribiendo todos los argumentos que alguien haya hecho a favor o en contra de una acción empresarial en particular, por ejemplo. Cuando alguien hace una moción, por ejemplo, escriba la redacción exacta de la moción, quién la hizo y los resultados finales de la votación. Sin embargo, no necesita escribir los comentarios de todos a favor o en contra de la moción. Cuando alguien haga un informe, escriba quién lo hizo, el nombre del informe, un breve resumen del informe y la acción tomada. Y ya que está tomando "minutos", también escriba la hora en que se tomó la decisión, así como la hora en que la gente comenzó a discutir el tema.
Desarrollando una taquigrafía
Aunque no esté anotando cada cosa que sucedió, a veces la acción en la reunión puede ser más rápida de lo que puede hacer. Cuando eso suceda, usa tu propia taquigrafía. Por ejemplo, puede usar abreviaturas de palabras comerciales comunes, como "mgmt" para la administración o "prod" para el producto o la productividad. Use iniciales para las personas involucradas en la reunión, como "JS" para John Smith. Los símbolos como un signo de interrogación también pueden ser abreviados de "pregunta". Por ejemplo, podrías escribir "JS?" para indicar que John Smith hizo una pregunta. Desarrolle su propia taquigrafía y luego tradúzcala en términos que todos puedan entender antes de publicar las notas de la reunión.
