Estás cerrando tu negocio. Tal vez se esté retirando o entrando en la oportunidad de una empresa diferente. Todas las empresas generan documentos y, una vez que su empresa está cerrada, debe abordarse la cuestión de cuánto tiempo se deben conservar esos documentos.
Las razones para mantener registros
Las agencias gubernamentales, como el Servicio de Impuestos Internos y los departamentos de tesorería del estado, son las entidades más probables que podrían solicitar varios documentos comerciales pasados. Mantener todo tipo de registros relacionados con el negocio será valioso si surge la necesidad de justificar reclamos, transacciones e información archivada en las declaraciones de impuestos. Aunque hay un estatuto de limitaciones en muchos asuntos comerciales en ciertos casos, como una investigación de fraude u otras acciones civiles o penales iniciadas contra una empresa, los registros comerciales pasados pueden ser necesarios sin importar cuánto tiempo pasaron los eventos. Nunca se sabe cuándo los registros comerciales antiguos pueden ser útiles, por lo que es aconsejable mantener todos los registros comerciales siempre que sea posible. Dicho esto, hay pautas generales en cuanto a la cantidad de tiempo para mantener documentos comunes.
Ítems específicos de tenencia
A partir de la fecha de presentación, retener cheques cancelados, comprobantes de depósito bancario, estados de cuenta de tarjetas de crédito y libros de contabilidad general durante al menos tres años. Mantenga estados de cuenta bancarios, registros de inventario, facturas, registros de ventas, cintas de caja registradora, formularios W-2, 1099 y otros documentos de declaración de impuestos durante al menos seis años. Si su empresa se estableció como una corporación, mantenga los estados financieros corporativos mensuales y trimestrales durante al menos tres años.
Registros para mantener indefinidamente
Almacene los pagos relacionados con el personal y los documentos asociados, como la compensación del trabajador, los registros de pensiones y las retenciones de impuestos a los empleados, durante el tiempo que pueda. Si un empleado anterior de la empresa solicita beneficios de desempleo, solicita un nuevo trabajo o tiene preguntas que se remontan a su época de empleo, tener estos registros accesibles será de gran valor. Todos los documentos relacionados con la empresa deben conservarse indefinidamente, aunque la corporación ya no esté en el negocio. Dichos documentos incluyen el certificado de incorporación, actas de reuniones de la junta directiva, contratos laborales, transacciones de acciones, patentes y marcas registradas, y cualquier documento relacionado con la corte. Deben mantenerse registros de los activos de la empresa y las cuentas por cobrar y por pagar.El plazo de prescripción del IRS es de tres años a partir de la fecha de presentación de los formularios de impuestos para auditar las declaraciones. Sin embargo, como se mencionó, el mantenimiento de los registros que demuestren los ingresos y las deducciones debe conservarse indefinidamente, de ser posible.
Entidades que pueden solicitar registros anteriores
Las agencias federales que tienen más probabilidades de solicitar información de documentos pasados son el Servicio de Impuestos Internos, el Departamento de Trabajo, la Administración de la Seguridad Social, la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo y la Inmigración y Naturalización. Los registros de las agencias estatales, como la división de impuestos y los municipios locales también deben mantenerse el mayor tiempo posible, incluso después de que la empresa haya dejado de funcionar. Almacene los archivos en un lugar seguro, preferiblemente en un lugar protegido contra incendios, inundaciones, robos y otras pérdidas. Alguien que no sea usted también debe saber dónde se guardan estos importantes registros.
