Los registros de cuentas por pagar son documentos importantes para una persona o empresa. Idealmente, su empresa debería implementar un sistema de almacenamiento o archivo que permita a los propietarios y otro personal recuperar los recibos y registros de activos y cuentas cuando sea necesario. Si bien su empresa no tiene que mantener los registros de sus cuentas por pagar de forma permanente, debe mantenerlos durante al menos 10 años.
Una década de récords
El tiempo durante el cual debe mantener sus registros comerciales en archivo depende de la acción, el gasto o el evento que los registros de documentos, de acuerdo con el Servicio de Impuestos Internos. Los documentos relacionados con transacciones y pagos deben conservarse durante al menos 10 años, de acuerdo con Financial Web. Dichos documentos incluyen extractos bancarios, contratos, registros de cuentas por pagar y por cobrar y cheques cancelados.
Registro eficaz de rocas
La razón principal para mantener registros de cuentas por pagar es si alguien tiene una pregunta sobre una venta o un contrato anterior. En tales casos, debe poder ubicar los artículos relacionados con la venta o el contrato de manera oportuna. Tener acceso a los registros de las cuentas por pagar también es importante en caso de que un cliente o un empleado demanden a su empresa.
Mantener el IRS feliz
El IRS sugiere mantener registros que respalden una partida de ingresos o deducciones en una declaración de impuestos hasta que se agote el período de limitaciones para esa declaración, que es el período de tiempo en el que puede enmendar su declaración de impuestos para reclamar un crédito o reembolso. Esto significa que debe tener registros de cuentas por pagar disponibles para que pueda documentar las ganancias o pérdidas en una venta o enajenación de un activo durante el tiempo que el activo permanezca en servicio. Después, debe conservar todos los registros y recibos correspondientes al activo durante tres años adicionales, de acuerdo con QBalance.com.
Más que recordkkeeping
Para maximizar el espacio y minimizar la posible pérdida de registros por incendio, robo o destrucción, es posible que su empresa quiera dejar el papel. Al transferir los registros de cuentas por pagar a un sistema de archivo electrónico, su empresa puede reducir los costos administrativos y el tiempo del personal. Los programas están disponibles en línea y localmente en las tiendas de suministros de oficina. Las tarifas se aplican y varían ampliamente según el programa. Los sistemas automatizados de cuentas por pagar a menudo proporcionan facturación electrónica, servicios de pago y seguimiento / informes en línea.
