Cuando realice negocios, sus partes interesadas, gerentes y clientes esperarán eficiencia, confiabilidad y seguridad. Esto es especialmente cierto de las transacciones financieras. El control interno garantiza que todos los procesos empresariales u organizativos cumplan con estas demandas. Sin embargo, es importante identificar cualquier debilidad dentro de su configuración de control interno. Existen varios medios para detectar estas deficiencias y hay información disponible para ayudarlo. La Comisión de Valores e Intercambios, por ejemplo, ha emitido directrices para el monitoreo de los controles internos.
Catálogo de todos sus procedimientos de control interno. Esto incluirá documentar transacciones financieras, diseño y pruebas de productos, procedimientos de compra y auditoría interna. Sepa exactamente con qué está tratando antes de seguir inspeccionando los procedimientos. Trate de identificar partes de la compañía u organización que puedan estar en mayor riesgo que otras. También evalúa el diseño de tus controles. Por lo general, esto incluirá documentación, organización, la segregación de funciones, comentarios y capacitación.
Lleve a cabo una evaluación de riesgos para todos sus procedimientos de control. Identifique las fallas más probables dentro de su empresa u organización. Una evaluación de riesgos usualmente toma la forma de una tabla. Cada nuevo riesgo se pone en una fila. Para examinar el riesgo, agregue una serie de columnas que indiquen qué podría salir mal, por qué, quién está a cargo de ese proceso en particular, quién lo inspeccionó, las soluciones y cuándo tomó acción la persona responsable.
Realizar una auditoría interna. Esto incluirá inventarios de acciones y activos, conciliación de efectivo y cuentas por pagar. La reconciliación de efectivo significa que la cantidad de efectivo líquido que posee la compañía es correcta en comparación con los ingresos y gastos. La auditoría de las cuentas por pagar significa verificar que todos los pagos vayan a la compañía o persona correcta. Estos deben tener referencias cruzadas con todos los estados financieros tanto internos (departamento de cuentas) como externos (bancos).
Educar al personal sobre los procesos y métodos modernos de control interno. Los controles internos, como muchos otros aspectos del negocio, evolucionan constantemente. Notifique a sus empleados de cualquier cambio y manténgalos bien capacitados. La falta de conocimiento y capacitación es una razón clave para las fallas del control interno. Evaluar el conocimiento de los trabajadores y realizar sesiones de revisión durante la capacitación del personal.
Controle su personal de control interno. Las evaluaciones de riesgo generalmente son creadas por aquellos que realizan el control interno. El monitoreo o la realización de inspecciones externas le permite a un tercero identificar las posibles debilidades que la persona o el equipo en el lugar no ha tenido en cuenta. Estos pueden ir desde el proceso mismo hasta la supervisión de quienes lo controlan. Una empresa de auditoría externa generalmente realiza tales inspecciones. La mayoría de las empresas tienen relaciones con auditores externos de confianza.
Examine los comentarios de los clientes y partes interesadas. ¿Hay quejas comunes? ¿Hubo alguna violación del control interno? Por ejemplo, si varios clientes informan sobre la misma falla del producto, como un botón defectuoso, puede retroceder a través de los procedimientos de su compañía para encontrar el problema. Esto normalmente significaría revisar, en orden inverso, entrega, ensamblaje, fabricación, prueba y diseño.
Mira los informes departamentales. ¿Hay áreas de la empresa que han empeorado o no están mejorando como se esperaba? Tales problemas pueden deberse a otros factores, pero también pueden indicar algún tipo de falla del control interno. Cada departamento es capaz de controlar y monitorear lo que hace; pero los informes departamentales deben estar unidos para reflejar el negocio en su conjunto. Examine si cada departamento tiene un mecanismo lo suficientemente fuerte como para que su personal informe las debilidades de control.
