En contabilidad, hay varios documentos financieros que se utilizan para rastrear las transacciones de una empresa y la salud financiera en general. El libro mayor y el balance general son dos de los documentos centrales en el proceso contable de una empresa. Aunque incluyen información similar, el libro mayor y el balance general no son lo mismo. Su propósito es separado y los métodos de registro de información en cada uno son diferentes.
Definición
Todas las transacciones se publican en el libro mayor general del diario utilizando un sistema de débitos y créditos, muy similar al que utiliza en un libro de cheques. Es el núcleo de los registros financieros de su compañía, y realiza un seguimiento de cada transacción desde el primer día del historial de su compañía. Un balance no se registra con tanto detalle como un libro mayor. Es una instantánea de la salud financiera de una empresa en términos de activos y pasivos en un momento determinado.
Estructura
Las cuentas en un libro mayor general se agrupan en cinco categorías; Activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos. Por lo general, hay una página separada para cada cuenta rastreada por el libro mayor. Las transacciones se registran en un libro mayor a medida que ocurren para cada cuenta. Por ejemplo, un pago realizado a un acreedor se registraría en "gastos" y el mismo día si un cliente realiza un pago a la empresa, se registrará en "ingresos". Un balance no se divide en páginas separadas. En su lugar, los totales de cada categoría se registran tal como corresponden a ese período. Por ejemplo, los totales de ingresos al 31 de diciembre se registrarían y los gastos también se totalizarían y registrarían. Por lo tanto, los pagos al acreedor A, B y C se totalizarían, en lugar de registrarlos individualmente.
Propósito
El libro mayor general se utiliza como fuente de datos para otros documentos financieros, incluido el balance general. El libro mayor general realiza un seguimiento de las transacciones y mantiene un registro de todos los datos de la empresa para que otros documentos financieros puedan compilarse con precisión. Las inconsistencias, los errores contables y las pérdidas se pueden rastrear a través del libro mayor. La hoja de balance muestra a quien la está mirando (como un acreedor, por ejemplo) lo que posee una empresa y lo que le debe a otras partes a partir de la fecha en que se complete. Los balances a menudo se usan para determinar si una empresa califica para un crédito o un préstamo. Los acreedores, los inversores (potenciales y actuales), la administración, los proveedores, los clientes, las agencias gubernamentales y los sindicatos utilizan el balance general para pronosticar dónde estará la compañía o cómo se verá financieramente en el futuro. Para un acreedor, esta es una herramienta para estimar el "riesgo" de la compañía al considerar un préstamo. Para el director general o presidente de la compañía, el balance general ayuda a determinar si la compañía tiene demasiado inventario o si necesita aumentar los ingresos.
