La gestión de contratos es la administración de un acuerdo legalmente vinculante entre dos o más partes. El administrador de contratos desarrolla el documento del contrato a partir de una solicitud por escrito de ofertas, respuestas de proveedores y negociaciones con los licitantes. Una vez firmado el contrato, el trabajo del administrador del contrato es garantizar el cumplimiento de lo que está escrito en el contrato. Un contrato claro, completo y exigible es esencial para remediar con éxito cualquier problema que ocurra durante la ejecución del contrato, incluidos los desafíos comunes de gestión de contratos que se analizan en este artículo.
El trabajo no es lo que se espera
La mejor manera de evitar el desafío de que el trabajo no sea lo que se espera es definir claramente sus expectativas en su contrato. Los requisitos comerciales generalmente se documentan en una Declaración de Trabajo. Involucre a personas de todos los niveles del negocio para establecer requisitos y escribir la Declaración de trabajo, incluidos los usuarios finales. No utilice la jerga. Definir todos los términos y acrónimos comerciales.
Presupuesto o cronograma es excedido
En su contrato, defina claramente el alcance del proyecto. Asegúrese de que el presupuesto negociado y el cronograma sean realistas. Establezca un método mediante el cual realizar un seguimiento del presupuesto y la línea de tiempo para asegurarse de que cumple con su objetivo. De esta manera, puede supervisar el presupuesto y el cronograma constantemente a lo largo del proyecto.
Falta de recursos con las habilidades adecuadas
Es esencial nombrar un equipo de proyecto en ambos lados del contrato que esté facultado para llevar a cabo el trabajo. Un plan de organización debe incluirse como parte de los requisitos del contrato. En el contrato, defina títulos, si no individuos, para trabajar en el proyecto y declare las habilidades o certificaciones que puedan ser necesarias. El Plan de organización se ampliará en esto, incluido un organigrama de todos los miembros del equipo del proyecto.
El estado del proyecto es desconocido
Indique en el contrato que se pondrá en marcha un Plan de Comunicaciones. Este plan debe incluir lo que se requiere en términos de actualizaciones de estado y reuniones de rutina, así como abordar cómo se producirá la comunicación con otras partes de la organización, especialmente aquellas personas que trabajan en proyectos dependientes.
El cambio ocurre
La estructuración del contrato para garantizar que los riesgos son identificados y revisados semanalmente por el equipo es la mejor manera de prepararse para el cambio. El contrato debe incluir requisitos para evaluar el riesgo e identificar soluciones para mitigar el riesgo. Además, debe incluirse en su contrato un proceso formal de control de cambios.
El pago es disputado
Defina métodos y procesos en su contrato para recompensar / penalizar en base al cumplimiento del contrato. Definir métodos para medir el progreso. Establecer criterios de aceptación exactos. Esta claridad en el contrato asegurará que ambas partes entiendan lo que se espera para la aceptación y el pago.
