La gestión de la información es un componente muy importante de las empresas orientadas al conocimiento en el siglo XXI. La gestión de la información permite a las organizaciones ser más eficientes al compartir la información en toda la empresa. Esto lleva a una organización a actuar como un equipo, en el que cada miembro tiene acceso a la base de conocimientos de otros. Sin embargo, la gestión de la información rara vez está libre de problemas. Los desafíos típicos incluyen recopilar la información, ponerla a disposición y asegurar que se use.
Recabando información
Sin recopilar información, es imposible compartirla. La información puede ser recogida de varias maneras. En los negocios minoristas, las cifras de ventas de las tiendas individuales se informan a la sede corporativa, que puede compartir esta información con todas las sucursales. Esto puede ayudar a las tiendas minoristas individuales a comprender las tendencias en la demanda de los consumidores. En la industria de servicios profesionales, es común que los empleados completen cuestionarios sobre el trabajo que realizan y las necesidades de sus clientes. Lo importante es garantizar que los datos que se recopilan sean relevantes y precisos.
Hacer que la información esté disponible
Hacer que la información esté disponible es un desafío que a menudo causa dificultades para las organizaciones. Una cosa es recopilar información, y otra muy distinta es hacerla ampliamente disponible. Una técnica es aumentar la comunicación personal mediante el uso de equipos interdepartamentales. Esto anima a las personas a compartir sus conocimientos personales con los demás. Otro método para compartir información es a través de la tecnología. Las bases de datos pueden proporcionar información a las personas en una organización. Esto hace posible que una empresa internacional pueda acceder a detalles sobre los mercados de todo el mundo. Sin embargo, las bases de datos implican una inversión financiera significativa para tener éxito.
Asegurar que la información sea utilizada
Si la información se recopila y se pone a disposición con éxito, el único desafío restante es asegurarse de que se acceda y se ponga en uso. Para garantizar que se acceda a la información, es mejor desarrollar técnicas de intercambio de información que sean simples y fáciles de usar. Una base de datos, por ejemplo, debe ser fácil de usar. Para garantizar que la información se use realmente, es importante mostrar a los empleados que hay beneficios tangibles al usar la información disponible.
