El cambio organizacional es difícil, pero lo que puede ser aún más difícil es comunicar estos cambios a los empleados. Muchos gerentes se preocupan por el tono correcto al hacer el anuncio inicial, pero también deben considerarse una multitud de otros problemas. Responder a las preguntas de los empleados, responder a sus inquietudes y mantener la comunicación fluyendo en tiempos inciertos son elementos clave para anunciar e implementar cambios.
Redactar un plan de comunicación claro. Haga una lista de todo lo que debe comunicarse a los empleados sobre el cambio organizativo. Anticipe las preguntas que los empleados puedan tener sobre los cambios y esté listo para responderlos. Incluya los puntos que abordará en el anuncio inicial y cómo continuará comunicándose con los empleados sobre los cambios a medida que comienzan a ocurrir. Comparta o cree este plan con otras personas en puestos directivos para que pueda enviar mensajes coherentes a los empleados durante todo el cambio.
Explique a los empleados lo que ha provocado el cambio organizacional. Explique cualquier problema específico con el que se encuentre la empresa, incluido cómo y por qué deben abordarse. Si la empresa está sufriendo por bajas ganancias, mayores costos o mala moral de los empleados, explíquelo a los empleados.
Especificar a los empleados cómo el cambio organizativo mejorará la empresa. Resalte cómo afectará positivamente a la compañía en su conjunto (al aumentar las ganancias o mejorar la reputación de la compañía, por ejemplo). Haga hincapié en cómo estos cambios beneficiarán a los empleados individuales. Continúe enfatizando los beneficios del plan incluso después del anuncio.
Dar a los empleados un marco de tiempo para el cambio. Dígales cuándo empezarán los cambios y cuánto tiempo tomarán. Si no está seguro del período de tiempo exacto, sea honesto y avíseles a los empleados cuándo pueden esperar una respuesta.
Comparte tus propias dudas y preguntas. Si hay información sobre el cambio que es confidencial o aún no se ha resuelto, informe a los empleados que les informará más una vez que pueda e intente darles un momento en el que podrían esperar una respuesta para reducir la especulación.
Proporcionar a los empleados la oportunidad de hacer preguntas o expresar dudas o dificultades que tengan con los cambios. Invite a los empleados a hablar con usted u otra gerencia regularmente acerca de cualquier inquietud que tengan durante el proceso. Responde las preguntas difíciles tan honestamente como puedas.
Comuníquese con los gerentes y empleados con frecuencia a medida que ocurren los cambios. Proporcionar cualquier información nueva que surja rápidamente. Notifique a los empleados si el plan cambia y explique por qué ha cambiado. Sea lo más abierto posible durante todo el proceso para que los empleados no sientan que están siendo mantenidos en la oscuridad.
