El éxito de una empresa depende de cómo se gestionan los activos y los trabajadores. La gestión adecuada aumentará las posibilidades de un negocio de mantenerse competitivo en el mercado. Una clave para administrar los activos dentro de una empresa es mantener registros extensos y detallados de todos los elementos relacionados con la empresa. Todas las empresas exitosas tienen buenas prácticas de gestión de registros y utilizan esta información para tomar decisiones calculadas para seguir siendo competitivas. Aquí hay algunos síntomas de una empresa con mala gestión de registros.
Rastreo de flujo de dinero
Uno de los mayores síntomas de una mala gestión de registros es la incapacidad de rastrear el flujo de dinero. El flujo incluye compras para el negocio, ventas de productos y, en ocasiones, pagos a empleados. Todos estos elementos son necesarios para evaluar las áreas del negocio donde se deben hacer cambios. Un negocio exitoso debe ser capaz de equilibrar y sopesar las necesidades financieras de ciertas áreas, así como los gastos que se pueden eliminar del proceso. Si una empresa no puede equilibrar sus registros financieros, es un signo claro de una mala gestión de los registros.
Objetivos de negocio vagos
Un negocio exitoso establecerá metas y objetivos que desafiarán al negocio a crecer. Las empresas con malas prácticas de gestión de registros no pueden establecer objetivos realistas porque no tienen idea de en qué áreas está sobresaliendo la empresa y dónde deben realizarse los cambios. Un signo claro de un negocio con habilidades deficientes de gestión de registros es uno con objetivos vagos del mercado o expectativas poco realistas para el crecimiento de la empresa. Un ejemplo es establecer objetivos de ventas pero no poder distribuir el producto a tiempo. Un negocio exitoso con buenos récords establecerá objetivos realistas cada año y logrará la mayoría de ellos.
Multas o sanciones gubernamentales
Las empresas que mantienen registros deficientes a menudo tienen problemas legales con las agencias gubernamentales que se ocupan de las licencias comerciales. Los registros son esenciales para gobernar el funcionamiento de una empresa y deben mantenerse actualizados. Las agencias gubernamentales solicitarán ver los registros comerciales al auditar o evaluar una empresa. Si la empresa no puede mostrar registros precisos y actualizados, puede ser multada o el negocio puede cerrarse temporalmente. Las sanciones repetitivas en una empresa por numerosas violaciones son otra señal de que la compañía está teniendo problemas para realizar un seguimiento de sus acciones y necesita realizar cambios en sus hábitos de mantenimiento de registros.
