Puede entregar malas noticias a los empleados, clientes o gerentes a través de una variedad de métodos. Muchas personas prefieren recibir mensajes negativos directos y directos. Otros prefieren un enfoque más sutil, expresando el mensaje en el lenguaje menos ofensivo. De cualquier manera, debe enviar noticias que probablemente sean indeseables y no deseadas de una manera clara y concisa.
Mantener la relación
El hecho de que tenga información no deseada para transmitir, no significa que tenga que dañar la relación con la parte receptora. Si está despidiendo empleados, rechazando una solicitud de donación o negando el reembolso del viaje, tenga en cuenta que la situación puede cambiar en el futuro y que su decisión puede ser revocada. Agregue un complemento a la nota, como decirle a los empleados cuánto ha valorado sus contribuciones. Explique a los recaudadores de fondos que actualmente su presupuesto no permite ciertos gastos. La adición suavizará el golpe y mantendrá abiertas las líneas de comunicación para posibles relaciones futuras.
Mensaje de marco con lenguaje positivo
Las palabras que elija en la nota lo ayudarán a mantener una respuesta positiva, aunque esté enviando un mensaje negativo. Por ejemplo, puede solicitar más información para procesar una solicitud monetaria en lugar de escribir que la información proporcionada no es aceptable. Dígales a los empleados lo que pueden hacer en lugar de lo que no pueden hacer. Por ejemplo, escriba "vístase con ropa casual de negocios los viernes" en lugar de "no use pantalones vaqueros los viernes informales". Envíe una nota a su cliente que diga "usted puede recoger su mercancía el lunes", en lugar de "su pedido". No estará listo hasta el próximo lunes ".
Prevenir las consecuencias legales
Los memos de la compañía a menudo se abren paso fuera de los muros de su negocio y pasan a manos de los medios de comunicación u otras partes. Evite utilizar cualquier lenguaje que insinúe prácticas ilegales o discriminatorias. Por ejemplo, en lugar de escribir "nuestro contador se está yendo de la compañía porque cometió errores extensos en los informes de fin de año", escribe "después de muchos años de servicio reconocido, nuestro contador se está moviendo hacia otras oportunidades". La claridad ayuda a evitar los rumores no deseados. Difundir eso podría dañar la reputación de su empresa. Un mensaje negativo poco claro es "debido a una mala conducta, ciertos miembros del personal financiero se están yendo". Una nota mejor dice "nos complace anunciar que los nuevos miembros del personal financiero están listos para reemplazar a los miembros salientes del departamento de contabilidad".
Buffer las malas noticias
Los memos negativos a menudo resultan en sentimientos heridos y respuestas enojadas. Puede aliviar o al menos reducir la cantidad de errores de las malas noticias cuando lo almacena con buenas noticias. Por ejemplo, comience una nota negativa con "apreciará la cantidad de beneficios adicionales que se incluyen en su póliza de seguro" cuando tenga que aumentar las tasas de seguro. Mantener el búfer asociado con el mensaje, sin embargo, para mantener la claridad. En otras palabras, no digas que "la nueva plataforma de estacionamiento se abre la próxima semana" cuando envíes un mensaje sobre un recorte de beneficios.
