Para asegurarse de que cumplan con las regulaciones del Servicio de Impuestos Internos (IRS) y las leyes de los gobiernos estatales y locales, las compañías deben incluir información crucial sobre empleados y compañías en sus sistemas de nómina. La configuración y ejecución de los diferentes componentes que conforman un sistema de nómina requiere la debida diligencia y un conocimiento adecuado de la legislación fiscal. Como resultado, es común que las empresas contraten a un consultor externo, un tenedor de libros o un servicio de nómina para depositar los pagos de impuestos, procesar los formularios W-2, administrar los planes de jubilación y seguros y realizar otras tareas relacionadas con la nómina.
Información del empleado
Durante el nuevo proceso de contratación, las empresas deben recopilar información como el seguro médico y los formularios W-4 para determinar qué se debe deducir del cheque de pago de un empleado. Estos formularios también brindan a los empleadores información crucial, como el número de Seguro Social del empleado y el monto de su retención para impuestos federales y estatales. El sistema también debe rastrear y procesar los cambios realizados en el estado de exención de impuestos del empleado, pensiones, planes de seguro o fondos de jubilación.
Informacion de salario
Como parte del nuevo proceso de contratación, los sistemas de nómina incluyen un componente que designa qué empleados son de tiempo completo, medio tiempo y contratistas. La clasificación de los trabajadores en un sistema de nómina es importante ya que el gobierno impone multas elevadas a las empresas que clasifican a los empleados de manera incorrecta.
Hojas de horas
Sin el conocimiento de la cantidad de horas que un empleado ha trabajado, los empleadores no pueden determinar qué pagarle a un empleado. Mientras que a algunos trabajadores se les paga un salario, a otros se les paga por hora o se les designa como empleados no exentos. Los sistemas de nómina incluyen información de la hoja de horas o áreas donde se registran y revisan las horas por hora y no exentas de los empleados para verificar su precisión. La información se puede recopilar a través de un reloj de tiempo computarizado, un reloj de sello de tarjeta perforada o una hoja de horas de papel.
Impuestos y deducciones aplicables.
Aunque el IRS proporciona a las empresas tablas de impuestos para calcular las retenciones de impuestos de los empleados, los proveedores y los sistemas informáticos de nómina también pueden proporcionar esta información. Los empleadores deben tener en cuenta los ingresos anuales, los niveles salariales y las deducciones fiscales hasta la fecha al resumir los impuestos aplicables. Además, los sistemas de nómina deben calcular las deducciones hechas a través de planes de pensiones, planes 401 (k), planes de seguro, cuotas sindicales y embargos. El departamento de nómina también supervisa los préstamos y otras deducciones que tienen montos máximos y cesa las deducciones del cheque cuando el monto total ha sido reembolsado.
Registro de nómina
El registro de nómina resume los ingresos de los empleados y la información de deducción en una entrada de diario que se inserta en el libro mayor con fines de contabilidad e investigación general. Los registros de nómina también se utilizan para crear informes de impuestos. Estos documentos son preparados por el personal de nómina o generados utilizando sistemas informáticos de nómina.
Pagos manuales
Ocasionalmente, las compañías emiten cheques de pago manuales a los empleados entre períodos de pago debido a la terminación o un error de nómina. Los sistemas de nómina deben contabilizar el monto del cheque en el registro de nómina para fines de impuestos y reportes. Esto garantiza que el monto de retención de impuestos del empleador se reconcilie con las deducciones de los empleados.
