"¡Quiero ese informe en mi escritorio a primera hora del lunes por la mañana!" El jefe iracundo le grita a su conmovido subordinado en películas, programas de televisión, libros y, probablemente, más que unos pocos entornos empresariales reales. En lugar de sentirse intimidado por la idea de compilar un informe, le damos la bienvenida como una oportunidad para mostrar su trabajo. Los informes comerciales son documentos vitales porque a menudo explican puntos complejos, problemas o investigaciones de manera clara y concisa. Los informes llaman la atención porque son oficiales. Y ya que estás escribiendo el informe, puedes decidir qué poner en él.
¿Qué es un informe de negocios?
Un documento tangible. Businessdictionary.com define una informe como “un documento que contiene información organizada en forma narrativa, gráfica o tabular, preparado de manera ad hoc, periódica, recurrente, regular o según sea necesario”.
El hecho de que un informe de negocios sea un documento solo enfatiza su importancia. Si bien podría estar en la agenda de la reunión para presentar un informe sobre los activos adquiridos durante el trimestre, durante y después de su presentación, tendrá el informe comercial al que debe hacer referencia y también puede distribuir una copia a los asistentes. ¿Recuerda los temidos informes de libros que tenía que hacer en la escuela? Leer el libro fue el primer paso, luego tuvo que escribir una sinopsis de lo que leyó. A veces, incluso tenías que presentar tu informe a toda la clase. Pero para ayudarlo, tenía el informe tangible en su mano para referirse. Eso es lo importante que es un informe.
Una instantánea en el tiempo. Un informe de negocios es una recopilación de datos y estadísticas sobre un aspecto particular de un negocio. Por lo general, es una instantánea en el tiempo, que informa sobre un período determinado. Por ejemplo, un informe anual cubre datos financieros importantes y ocurrencias que proporcionan una instantánea financiera para ese año, mientras que un informe trimestral cubre un trimestre específico del año.
La mayoría de los informes, independientemente del tipo o el propósito, cubren un período específico. Los informes financieros cubren un período específico. Las finanzas de una empresa varían de un año a otro y de mes a mes. Incluso un informe sobre los productos disponibles solo es preciso durante un cierto período de tiempo, a medida que se introducen nuevos productos y se descontinúan los anteriores.
Formal o informal. Dependiendo de su propósito y de quién lo verá, el informe puede ser formal o informal. Los informes formales son aquellos que serán vistos y revisados por los jefes, la alta gerencia, los clientes, los clientes potenciales o los inversores, o incluso el público. Al igual que todos los informes, deben estar bien escritos y presentados sin errores tipográficos o ortográficos, fáciles de comprender y precisos.
Los informes informales no son menos importantes. Para los empleados que deben completar sus informes de gastos para ser reembolsados, son de la mayor importancia. Generalmente informales, estos informes contienen descripciones, fechas y montos en dólares ingresados en un formulario de la compañía. Si los empleados no completan el informe a fondo y a tiempo, es posible que no se les reembolsen los boletos de avión, los taxis y las comidas de los clientes que pagaron en su reciente viaje de negocios.
Informes por otros nombres. Muchos de los informes comerciales, si no la mayoría, ni siquiera se llaman informes. Podrían ser estados de cuenta, como un estado de ganancias y pérdidas o un estado de resultados u otros estados financieros como hojas de balance. O bien, pueden ser descripciones generales del presupuesto o proyecciones de ventas.
Razones para utilizar informes de negocios
Para preparar un informe excelente, es útil comprender para qué se utilizará el informe.
Resumir. Los informes ayudan a explicar una idea complicada, un proceso o el estado financiero de la compañía de una manera clara y comprensible. Los meses de datos acumulados, o años de investigación, pueden resumirse en un breve informe. Por supuesto, puede que no tenga todos los detalles que se descubrieron en la investigación, pero el informe les dará a los que lean el informe un resumen conciso de la investigación o los datos.
Simplificar. Es posible que las personas que revisarán su informe no tengan el tiempo, el deseo o la habilidad para evaluar todos los datos e investigaciones que lo respaldan. En cualquier caso, tienen sus propios trabajos que hacer. Su informe les da lo que necesitan saber.
Aclarar. Si 10 personas leyeran y revisaran todos los datos y los resultados de la investigación que ha reunido, llegarían a una variedad de conclusiones diferentes. Su informe garantiza que todos estén funcionando desde el mismo punto de vista porque les está dando a todos los mismos datos.
Persuadir. Digamos que su compañía quiere persuadir a los inversores para que aporten capital para financiar una nueva idea. Su informe se incluirá en el plan de negocios que se compartirá con los inversores. Otros asociados compilarán el estado de ganancias y pérdidas de la compañía y otros informes de estado financiero, pero su informe será una proyección de ventas que describa dónde cree la compañía que se encuentran los mercados sin explotar y las ventas que podrían generar. Los estados financieros son importantes, pero su informe es el que podría persuadir a los inversionistas en la valla de que se suban a bordo, o no.
Demostrar un punto. Los informes comerciales a menudo se usan cuando se deben tomar decisiones difíciles, como reducir el tamaño, lo que podría implicar despidos. Nadie quiere ir en esa dirección, pero cuando el informe está frente a ellos, mostrando una disminución constante en las ganancias en comparación con los gastos como los salarios, está claro lo que hay que hacer. O, en el lado positivo, los informes pueden mostrar si la compañía está en condiciones de expandirse en nuevas direcciones emocionantes.
Resolver un problema. Ha estado en reuniones en las que las discusiones sobre un problema giran y giran sin llegar a una solución viable. Pero, si comparte sus informes en la gran pantalla de proyección, todos están mirando el mismo problema al mismo tiempo. Ver un documento tangible, con tablas y gráficos que muestran dónde se encuentra realmente la situación, permite a todos analizar el mismo material juntos y llegar juntos a una solución.
Tipos de informes de negocios
Hay un número infinito de informes comerciales que se pueden escribir, especialmente porque también puede escribir su propio informe personalizado y titularlo como desee. En general, sin embargo, los informes comerciales se dividen en cuatro categorías: explicativos, analíticos, de progreso y legales. Por supuesto, pueden y se superponen. Un informe de progreso, por ejemplo, también podría ser explicativo. Pero su propósito principal es dar una actualización sobre una situación.
Informes explicativos. Algunos informes comerciales se escriben para explicar una situación o tema para que todos puedan entenderlo. Puede escribir un informe explicativo para explicar la investigación que ha realizado, por ejemplo. Si solo presenta una tabla que muestra los resultados de su investigación, naturalmente estará inundado de preguntas sobre el motivo de la investigación, su metodología, el tamaño de las muestras y más. Entonces, en lugar de solo una tabla de resultados, debe comenzar explicando brevemente la razón por la que realizó la investigación y cómo lo realizó, como el uso de encuestas telefónicas o enviadas por correo, el seguimiento de datos durante un período de tiempo o cualquiera que sea su metodología. A continuación, explica los resultados de su investigación utilizando una tabla, diagrama u otro método que aclare los resultados. Luego resume los resultados en unas pocas oraciones.
Informes analíticos . Este tipo de informe proporciona análisis, tal vez comparando dos situaciones o posibilidades. En lugar de solo explicar, un informe analítico realiza al menos parte del análisis de los hallazgos para el lector. Puede usar imágenes en su informe analítico para demostrar sus puntos, como diagramas o tablas de datos.
Reporte de progreso. Al igual que las calificaciones escolares, los informes de progreso muestran cómo van las cosas en este momento. No se basan en montañas de investigación o análisis; Son una actualización para las personas que la necesitan. Los informes anuales, los estados financieros tales como los estados de resultados y otros informes que son instantáneas de un punto en el tiempo son informes de progreso.
Informes legales. Cualquier informe que la ley exija que la compañía compile y publique, archive o envíe a otra entidad es un tipo de informe legal. Los informes legales también se completan a veces para proteger a la compañía de posibles juicios u otros problemas legales. Si un informe se compila con fines fiscales o es requerido por la Comisión de Bolsa y Valores, un tribunal u otra entidad oficial, pertenece a la categoría legal.
Ejemplo para escribir informes comunes
Según el Laboratorio de Escritura en Línea de la Universidad de Purdue (OWL), la mayoría de los informes de negocios no tienen un formato universal. Verifique si su compañía tiene un formato preferido para el informe que está escribiendo. Si no es así, eres libre de componerlo de la manera que creas conveniente. Sin embargo, OWL tiene sugerencias que pueden ayudarlo a asegurarse de que está cubriendo todas las bases y escribiendo el mejor informe que pueda.
- Ser breve.
- Conozca a su público y escríbale.
- Usa encabezados y resalta los puntos importantes.
- Ponga sus hallazgos, argumentos o puntos más importantes primero.
- Decida si desea incluir sus conclusiones o dejar eso a los lectores.
El contenido de su informe variará dependiendo de su propósito y su audiencia. Para un informe interno, el público ya sabe acerca de la compañía, por lo que no es necesario que los llene con esos detalles. Sin embargo, un informe público, o uno con múltiples audiencias, se beneficiaría de información de antecedentes sobre la compañía.
Título / página de título. Cada informe necesita un título claro que explique lo que revelará. Este no es el lugar para ser inteligente; La transparencia es clave. Para un informe breve o informal, un título simple en la parte superior de la página, seguido de las fechas, si corresponde, será suficiente. Por ejemplo:
Resumen de ingresos y gastos, primer trimestre de 2018
Los informes formales necesitan una página de título que incluya el título, la fecha y el autor, por ejemplo:
Resumen de ingresos y gastos
Primer trimestre de 2018
Preparado por
(tu nombre)
Si el informe se está preparando para una persona o grupo específico, agréguelo después de su nombre, por ejemplo:
por
XYZ Company, Inc.
Introducción. Comience con un breve historial o información básica pertinente sobre la compañía, si cree que es necesario. Luego explique brevemente por qué se preparó este informe. Si el informe presenta los resultados de la investigación, explique brevemente la metodología de la investigación. Para un breve informe, esto debe ser unas pocas oraciones. Un informe formal puede incluir una página completa. Algunos informes formales comienzan con un Resumen Ejecutivo que brinda una descripción general o una sinopsis del informe, de modo que, si esto es todo lo que alguien lee, aún entenderán el informe.
Tabla de contenido. En un informe largo, enumere las secciones y los elementos visuales con los números de página.
Cuerpo del informe. Aquí es donde coloca sus datos, el quid o la información más importante de su informe. Incluya elementos visuales como cuadros, diagramas, tablas o gráficos en lugar de texto solo. Las imágenes muestran a las personas lo que usted quiere que sepan y son interactivas, lo que mantiene la atención de sus lectores. Las tablas, los gráficos y otros documentos de apoyo visual son la "prueba" de lo que está informando. Siempre comience con los datos más importantes primero.
Resultados Esta sección es opcional y depende de tus lectores.¿Desea decirles cómo interpretar los resultados o dejar que el informe hable por sí mismo? ****
Conclusiones. Los informes formales necesitan un final que resuma los resultados, ya sea que se esperaban o si fueron una sorpresa, y cómo afectarán las decisiones futuras.
Excepciones. Los informes anuales y trimestrales son ejemplos que pueden ser más creativos. En particular, si la empresa se está acercando al público en general, como el informe anual o trimestral de un hospital, las actualizaciones se pueden contar mejor a través de historias convincentes de vidas salvadas o empleados que realizan técnicas de vanguardia. Las empresas también podrían relacionar su progreso de esta manera, entrevistando a los empleados que realizan investigaciones de vanguardia o inventando productos nuevos y emocionantes.
Al final, la forma en que escriba su informe depende de usted. Solo manténgalo corto, mantenga a su público en mente e incluya información que transmita claramente su mensaje. Sin sudar. Lo tendrás en el escritorio de tu jefe en un momento.
