¿Hay algo más desconcertante que entrar en una nueva oficina en su primer día de trabajo y no tener idea de lo que se supone que debe hacer, y mucho menos dónde encontrar el baño? Con un poco de planificación (y un largo recuerdo de lo que era ser un novato), puede diseñar un manual de orientación para el empleado que hará que los primerizos se sientan como en casa.
Identificar el propósito y alcance del manual. ¿Es para guiar al recién llegado a través del proceso paso a paso de realizar tareas específicas? ¿Es para presentarle el historial y las políticas corporativas, las reglas de comportamiento adecuado y los formularios y procedimientos estándar de acuerdo con la asistencia, las vacaciones y el permiso por enfermedad? ¿O es una combinación de ambos?
Resuma la lista de temas que se tratarán en el manual y determine si desea escribir todo el manual usted mismo o delegar secciones del mismo a personal con conocimientos. Esta decisión se basará en la complejidad del trabajo y en la frecuencia con la que se deberá actualizar el manual para mantener el ritmo del crecimiento de la empresa y la introducción de nuevas tecnologías.
Recopile y fotocopie los documentos existentes para incluirlos en el manual. Estos incluirán elementos tales como las especificaciones de trabajo para la nueva posición del empleado, formularios estandarizados, la declaración de la misión de la empresa y / o el último informe anual, un organigrama, un plano de la oficina, una lista de empleados junto con sus títulos y su teléfono de oficina. números, políticas de acoso sexual y quizás una copia del último boletín de la compañía.
Determine qué temas deben escribirse desde cero. Por ejemplo, los empleados que no solo son nuevos en la empresa sino también en la ciudad pueden apreciar una lista de restaurantes, tiendas y oficinas de correos cercanas. Si hay tradiciones no escritas que serían interesantes para los recién llegados, este sería un buen lugar para mencionarlas. Por ejemplo, tal vez se celebre una reunión de una vez al mes para celebrar cumpleaños, o quizás haya una clase de yoga en el lugar que se reúne todos los viernes durante la hora del almuerzo.
Solicite el asesoramiento de algunos de sus empleados más recientemente contratados. Pregúnteles qué tipo de materiales les hubiera sido útil tener en su primer día y cómo buscaron la información que necesitaban.
Incluya una carta de bienvenida del supervisor del empleado o incluso del presidente de la empresa. Esta carta debe alentar al destinatario a aportar ideas para el manual si ve formas de mejorar y / o ampliar el contenido.
Explique las reglas de lo que constituye el comportamiento apropiado de la oficina. Es posible que desee incluir prohibiciones, por ejemplo, sobre el uso de teléfonos de oficina para llamadas personales, navegar por Internet, enviar correos electrónicos externos o conducir un vehículo de la empresa para hacer recados. Si el escritorio o la oficina del empleado están a la vista de los clientes y visitantes de la compañía, también deberá establecer reglas en cuanto a obras de arte, plantas, artículos de escritorio, fotografías, radios, etc.
Definir cuál es el código de vestimenta de la empresa.
Organice todos los materiales en una carpeta de 3 anillos que se le puede entregar al empleado el primer día de trabajo.
Recluta pares adicionales de ojos para revisar el contenido a fondo.
Incluya una hoja de aprobación para que el empleado reconozca que ha recibido el manual de orientación y que será responsable de revisar todos los materiales que se encuentran dentro.
Consejos
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Dado que un manual de orientación para empleados puede considerarse un trabajo en progreso, es posible que desee considerar producir una versión en línea a la que todos los empleados puedan acceder y, si es necesario, actualizar sus memorias acerca de las políticas de la compañía. Si es práctico, haga que cada empleado de su organización prepare manuales de escritorio individuales que aborden todas sus responsabilidades. Esto no solo es recomendable tener a mano como una herramienta de capacitación para ahorrar tiempo si / cuando lo notifican, sino que también permite que el personal temporal se llene fácilmente si el empleado se va de vacaciones prolongadas o se encuentra en baja por enfermedad.
Advertencia
Nunca omita los pasos cruciales de una explicación de cómo realizar una tarea. Incluso algo tan simple como decirles dónde se encuentra el botón de "encendido" en una máquina o en qué cajón se guardan ciertos documentos será muy apreciado por un recién llegado.
